Museumsprosjektets hovedside Organisasjon
Fagområder
Databaser
Organisasjon Internasjonalt samarbeid IT-løsninger EDD Universitetetsmuseene

1 Innledning
1.1 Bakgrunn
1.2 Målsetting
1.3 Struktur

2 Aktiviteten i Museumsprosjektet 1998
2.1 Igangsettelsen av prosjektet
2.2 Fagområder
2.3 Arbeidet i IT-gruppen
2.4 De enkelte delprosjekten

3 Regnskapsoversikt 1998
4 Budsjett for 1999


1 Innledning

1.1 Bakgrunn

Museumsprosjektet er et samarbeid mellom våre fire universiteter og målet er en IT-messig oppgradering av de norske universitetsmuseene. Stikkord er interne krav som gjenstandsforvaltning, feltarbeid, forskning og formidling og eksterne krav fra forvaltningen og samfunnet for øvrig om tilgang til referansedataene. Visjonen for arbeidet er å utvikle IT-baserte systemer som gir brukerne en samlet og rasjonell tilgang til informasjon om vår kultur- og naturarv. Ved hjelp av felles grensesnitt og tverrfaglige koblinger av data vil det være mulig å skape helt nye kunnskapskombinasjoner og ny innsikt i de forskjellige fagområdene.

1.2 Målsetting

Prosjektet er ment å møte de anbefalinger som er satt opp for forvaltningsmuseene i Velure-utvalgets museumsinnstilling (NOU 1997 7: "MUSEUM mangfald, minne, møtestad"), forslagene til tiltak for ABM-sektoren (arkiv, bibliotek og museer) i "Den norske IT-veien - Bit for bit" Rapport fra Statssekretærutvalget for IT 1996 og FNs krav om globale miljødatabaser.

Museumsprosjektet ble planlagt som et 5-årig prosjekt for perioden 1998-2002, med en årlig ramme på kr 15 000 000, forutsatt kr 10 000 000 fra KUF (se søknad fra juni 1997).
KUF ga i februar 1998 tilsagn om kr 5 000 000 til Museumsprosjektet, med en noe nedtrappet videreføring over ytterligere to år. Museumsprosjektet ble da omarbeidet til et mindre prosjekt med en prosjekttid på 3 år. Målstrukturen i det reduserte prosjektet er som for det opprinnelige. Men på grunn av den reduserte størrelsen vil en bruke mindre ressurser på konvertering, og heller satse på å få etablert felles databasesystemer. Den bærende prosjektidéen er å bygge videre på den erfaring og kompetanse som er skapt gjennom UNADOK og Dokumentasjonsprosjektet.

1.3 Struktur

Prosjektet er etablert med en egen daglig ledelse underlagt en nasjonal styringsgruppe med representanter fra de fire universitene. Styringsgruppen rapporterer til Universitetsrådets nasjonale utvalg for universitetmuseene gjennom assisterende universitetsdirektør Inger Stray Lien.

Nasjonal styringsgruppe for Museumsprosjektet ble oppnevnt i april 1998 og hadde sitt første møte 3. juni 1998.

Bjarne Hodne, Universitetet i Oslo, ble oppnevnt som leder for styringsgruppen

Medlemmene er:
Universitetet i Bergen:
Bjarne Meidell (nestleder), Bergen Museum
pers. vara Svein Indrelid, Bergen Museum

Universitetet i Oslo:
Arne Røkkum, Institutt og Museum for antropologi
pers. vara Hans Arne Nakrem, Paleontologisk museum

Universitetet i Tromsø:
Geir Mathiassen, Tromsø Museum
pers. vara Dikka Storm, Tromsø Museum

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet:
Thor Bjørn Arlov, Avd. for forskning og utvikling
pers. vara Morten Smelror, Vitenskapsmuseet

2 Aktiviteten i Museumsprosjektet 1998

2.1 Igangsettelsen av prosjektet

I den opprinnelige søknaden var prosjektstart satt til 1. januar 1998. Tildelingen fra KUF kom imidlertid ikke før i februar 1998. På dette tidspunktet var mesteparten av det tiltenkte nøkkelpersonalet engasjert i annen aktivitet. Det tok derfor noe tid å reorganisere og nedskalere prosjektet.

Den nasjonale styringsgruppa ble oppnevnt i april og hadde sitt første møte i juni. Styringsgruppen forutsatte da at prosjektet skulle ha en lengde på minimum tre år. Det ble derfor vedtatt å engasjere nøkkelpersonell (ledelse og IT-stab) i prosjektet for en treårsperiode fra og med august 1998.

Faglig leder er innleid i 50% stilling fra Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon og kunne være med fra starten av prosjektperioden. Ny administrativ leder kunne først tiltre 1. februar 1999, men en var så heldig å kunne benytte administrativ leder fra Dokumentasjonsprosjektet i oppbyggingen av Museumsprosjektet, fram til 15. august, før hun gikk over i annet arbeid.

2.2 Fagområder

I den originale søknaden er Museumsprosjekt delt opp i 18 ulike delprosjekter innen zoologi, botanikk, geologi, arkeologi/kulturhistorie, etnografi og paleontologi. På bakgrunn av den reduserte bevilgningen ble det bestemt at en skulle begrense aktiviteten til 9 delprosjekter. Det ble satt opp en fordeling på 4 naturhistoriske og 5 kulturhistoriske. På denne måten fikk en et naturhistorisk og et kulturhistorisk prosjekt ved universitetsmuseene i Bergen, Trondheim og Tromsø samt et ved museene på Tøyen, et ved Oldsaksamlingen og et ved Etnografisk Museum i Oslo. Sistnevnte museum hadde selv investert betydelige midler i egenandel både i 1997 og i 1998 (hhv. kr 150 000 og kr 300 000), og styringsgruppen mente det var viktig å støtte Etnografisk Museum, slik at arbeidet med hovedkatalogen kunne fullføres (se også nedenfor). I 1999 vil en øke aktiviteten med ytterligere to naturhistoriske delprosjekter i Oslo, et i botanikk og et i paleontologi.

For å oppnå en best mulig utnyttelse av de knappe ressursene fant styringsgruppen det riktig å satse på delprosjekter som ikke krevde større innsats med hensyn på utvikling/tilpassing av ny programvare. På naturhistoriske side har en derfor valgt delprosjekter der registreringsapplikasjoner allerede finnes fra UNADOK. Tilsvarende har en innen arkeologi og kulturhistorie satset på delprosjekter der metode og programvare var utviklet i Dokumentasjonsprosjektet. Museumsaktivitetene i Dokumentasjonsprosjektet var organisert slik at en skulle høste erfaring innen ulike sektorer (tilvekst, foto, arkiv, feltarbeid) ved ulike museer. Dette drar en nå nytte av i Museumsprosjektet.

Siden Museumsprosjektet fikk en noe sen og uventet oppstart, var det for flere av museene ikke mulig å starte opp delprosjektene umiddelbart. Det ble derfor en noe ujevn oppstart på de forskjellige delprosjektene. Bergen museum og Vitenskapsmuseet (begge arkeologi) kom først i gang siden de hadde erfaring med slike prosjekter fra Dokumentasjonsprosjektet. Utover høsten kom de fleste andre delprosjektene i gang, mens de siste kom i gang i første kvartal 1999. To nye delprosjekter vil komme i gang andre kvartal 1999.

2.3 Arbeidet i IT-gruppen

2.3.1 Organisering

På det første møtet i styringsgruppen i juni 1998 forutsatte en at IT-aktiviteten i Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon ble samordnet med Museumsprosjektet slik dette er beskrevet i den orignale prosjektsøknaden. På denne måten kunne en bygge videre på IT-ekspertisen og de ferdige løsningene fra Dokumentasjonsprosjektet. (Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon vil fra 1.1.2000 være en permanent del av et senter for leksikografi og navnegransking ved Det historisk-filosofiske fakultet, UiO.) Det ble også vedtatt å engasjere en egen systemutvikler i Museumsprosjektet. På denne måten fikk en etablert en systemutviklingsgruppe på 3,6 stillinger, der to hele stillinger er øremerket utviklingen av museumsprogramvare. For 1999 er det valgt å øke systemutviklerstaben ytterligere slik at det for 1999 og 2000 vil være en IT-stab på i alt 6 stillinger (inkluder en 40% stilling som koordinator) hvorav 4,5 stillinger er øremerket museene.

2.3.2 Målsetting

Museumsprosjektet er et nasjonalt databaseprosjekt for universitetsmuseene. Målet er å lage felles databasesystemer for gjenstandshåndtering ved alle universitetsmuseene, slik at en kan gi en samlet og rasjonell tilgang til materialet som finnes ved museene. Ideelt sett bør slike systemer kunne håndtere all referanseinformasjon rundt gjenstandssamlingen og informasjon generert i forbindelse med gjenstandsrelatert virksomhet, i og utenfor museene. Stikkord er feltarbeid, aksessjon, katalogisering, fotografering, analyse, konservering, utstillinger, oppbevaring og utlån. For å få til en optimal løsning for universitetene er det en forutsetning at alle museene får like databasesystemer som kan kommunisere med hverandre, eventuelt at en velger å la et system betjene flere museer.

Første mål for det langsiktige programmeringsarbeidet i IT-gruppen er å ferdigstille gjenstandshåndteringssystemet for arkeologi. Deretter vil en tilpasse dette for naturhistorie.
Museumsprosjektet har derfor tatt initiativ til å etablere en felles arbeidsgruppe for de kulturhistoriske museumsavdelingene som skal være med å tilpasse de nye museumsdatabasesystemene og den eksisterende oppgavestrukturen ved museene til hverandre. Gruppen vi være etablert i løpet av april 1999.

2.3.3 Arbeidet så langt

I løpet av 1998 er det ferdigstilt en foto-databaseapplikasjon (registrering og søk) og en database for mynt (numismatikk). Det er ferdigstillt en operativ database for topografisk arkiv. Videre har en startet arbeidet med en database for konservering og gjenstandsmateriale for Oldsaksamlingen. I den forbindelse er det innledet samarbeid med PRIMUS-prosjektet (Norsk Folkemuseum, Maihaugen, Norsk teknisk museum og Telemuseet) og med Norsk museumsutvikling (NMU) om å lage en felles nasjonal standard for databaser for gjenstandskonservering. Det er videre inngått kontrakt med Norsk insitutt for kulturminnevern og Riksantikvaren om å etablere et felles fornminneregister for Norge. Museumsprosjektet og Botanisk Museum har startet et pilotprosjekt i samarbeid med Norsk institutt for jord og skogbruksplanlegging om utarbeidelse av elektroniske markslagskart. Dette pilotprosjektet er finansiert av Direktoratet for naturforvaltning.

Det er også laget en WWW-versjon for tilvekstkatalogene ved Oldsaksamlingen og Bergen Museum (ikke offentlig tilgjengelig).

2.4 De enkelte delprosjektene

2.4.1 Bergen Museum, arkeologi

Oppstart: 1. august 1998
Bemanning: 2 fagkonsulenter

Arbeidsoppgaver: Bearbeiding av den elektroniske versjonen av Topografisk arkiv som ble registrert i Dokumentasjonsprosjektet. Fagkonsulentene har også arbeidet med strategisk planlegging for å få til et samarbeid med fylkeskommunene Rogaland, Hordaland, Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal om et felles ajourført arkeologisk Topografisk arkiv for landsdelen. I dag er det felles arkivet ved Bergen Museums ajourført til 1980. Etter denne tid ble ansvaret fordelt på Bergen Museum og Fylkeskommunene. Et system for et samlet arkiv vil ha stor betydning for forskning og forvaltning. Forutsetningen er en kostnadsdeling mellom de involverte parter.

Andre arbeidsoppgaver har vært utredning og planlegging av digitaliseringen av Helleristningsarkivet, fotosamlingen ved Bergen Museum og Topografisk arkiv ved Bryggen museum.

2.4.2 Bergen Museum, naturhistorie

Oppstart: 1. november 1998
Bemanning: 1 fagkonsulent (vil utvides til 2 i 1999
)

Arbeidsoppgaver: Tilrettelegging for, og oppstart av digitaliseringen av samlingene på botanikk, geologi og zoologi. Det registreres materiale ved alle tre fagområdene, men zoologi prioriteres fra delprosjektets side. Fagkonsulenten har egen innskrivergruppe ved museet og er kommet godt i gang med arbeidet. Han har god støtte fra fagavdelingen som også står for deler av registreringen.

2.4.3 Oslo, Oldsaksamlingen

Oppstart: 1. mars 1999
Bemanning: 1 fagkonsulent (får et 1/2 årsverk ekstra i 1999)

Arbeidsoppgaver: Fagkonsulenten i Museumsprosjektet er nylig ansatt, men denne er, i samarbeid med Oldsaksamlingens egne ansatte, i gang med forberedelsene til innskanning av topografisk arkiv på samme måten som i Bergen og Trondheim. Også her arbeider en med
strategisk planlegging for å få til et samarbeid med fylkeskommunene på Østlandet om et felles ajourført arkeologisk topografisk arkiv for landsdelen. En felles satsning på topografisk arkiv er ønskelig idet de utkopierte delene av topografisk arkiv som finnes hos fylkeskommunene tildels er svært mangelfulle.
Forutsetningen er en kostnadsdeling mellom de involverte parter.

Før en setter i gang med det store og omfattende Topografisk arkiv, skal fagkonsulenten i delprosjektet arbeide med registreringen av steinaldersamlingen og middelalderkortene

2.4.4 Oslo, Etnografisk museum

Oppstart: 1. november 1998
Bemanning: 1 fagkonsulent (får et 1/2 årsverk ekstra i 1999)

Arbeidsoppgaver: Videre arbeid med den elektroniske tilvekstkatalogen. Dette arbeidet ble påbegynt i 1997 under Dokumentasjonsprosjektet, men var fullfinansiert av Etnografisk museum inntil 31. oktober 98. Parallelt med arbeidet med tilvekstkatalogen, vil en planlegge et delprosjekt for digitalisering av museets fotosamling.

2.4.5 Oslo, De naturhistoriske museer på Tøyen, Delprosjekt sopp

Oppstart: 1. november 1998
Bemanning: 1 fagkonsulent

Arbeidsoppgaver: Innskrivning av register over sopp og lavkollekter. Arbeidet er en del av totalregistreringen av museets samlinger, men er valgt ut fordi det finnes gode eksisterende innskrivingssystemer og fordi det er et behov for denne typen informasjon i elektroniske ressurskart i kommunesektoren.

2.4.6 Oslo, De naturhistoriske museer på Tøyen, Delprosjekt karplanter

Oppstart: 1. juni 1999
Bemanning: 1 fagkonsulent

Arbeidsoppgaver: Prosjektet vil bidra til en videre registrering av nordiske og arktiske karplanter, som fagavdelingen allerede er godt i gang med.

2.4.7 Oslo, De naturhistoriske museer på Tøyen, Delprosjekt paleontologi

Oppstart: våren 1999
Bemanning: 1 fagkonsulent

Arbeidsoppgaver: Prosjektet vil bidra til en videre registrering av Oslofeltets fossiler. Registreringen ble påbegynt i UNADOK så fagavdelingen er allerede godt i gang med arbeidet. Registringsverktøy er laget.

2.4.8 Trondheim, Vitenskapsmuseet, arkeologi

Oppstart: 1. januar 1998
Bemanning: 1 fagkonsulent (vil utvides til 2 i 1999
)

Arbeidsoppgaver: Videre arbeid med den elektroniske tilvekstkatalogen. Dette arbeidet ble påbegynt i 1996, under forutsetning av en fase 2 av Dokumentasjonsprosjektet, og drevet innenfor museets egne rammer i 1997.
I tillegg til arbeidet med tilvekstkatalogen arbeider en med strategisk planlegging for å få til et samarbeid med kommunenene og fylkeskommunene i Trøndelag om et felles ajourført arkeologisk topografisk arkiv for landsdelen. Et system for et samlet arkiv vil ha stor betydning for forskning og forvaltning. Forutsetningen er en kostnadsdeling mellom de involverte parter. Levanger kommune har allerede sagt ja til å delta og drøftninger er igang med fylkeskommunene Nord- og Sør-Trøndelag.

2.4.9 Trondheim, Vitenskapsmuseet, naturhistorie

Oppstart: 1. januar 1998
Bemanning: 1 fagkonsulent

Arbeidsoppgaver: Delprosjektet er under planlegging, men en har startet dataføringen av det zoologiske materialet, samt deler av det botanske materialet ved museet, og disse fagområdene vil prioriteres.

2.4.10 Tromsø museum, kulturhistorie

Periode: 15. mars 1999
Bemanning: 1 fagkonsulent

Arbeidsoppgaver: Digitalisering av utvalgte deler av fotosamlingen ved de kulturhistoriske avdelingene vil være en prioritert oppgave i prosjektet. Fotoene er i tildels dårlig stand og særlig farvedias-samlingen forringes hurtig. Et tilsvarende delprosjekt ble gjennomført under Dokumentasjonsprosjektet. Det finnes derfor allerede erfaring, velprøvde rutiner og programvare til denne aktiviteten.

2.4.11 Tromsø museum, naturhistorie

Oppstart: 1. september 1998
Bemanning: 1 fagkonsulent (får et 1/2 årsverk ekstra i 99)

Arbeidsoppgaver: Tilrettelegging for, og oppstart av digitaliseringen av samlingene på botanikk, geologi og zoologi. I botanikk har en startet med herbariets 12 000 starr (Carex)-arter; i geologi med 10 000 bestemte steinprøver, og i zoologi med 25 000 artsbestemte biller (Coleoptera) som finnes i samlingene. For alle de tre materialegruppene finnes det tilgjengelige og utprøvde registreringsapplikasjoner fra UNADOK. Museet har selv skaffet registratorer fra det lokale arbeidskontoret

3 Regnskapsoversikt 1998

Som tidligere nevnt har det, av ulike årsaker, vært et relativt beskjedent forbruk i 1998, der enhar brukt bare ca 30 % av de disponible midlene.

MUSEUMSPROSJEKTET - REGNSKAPSOVERSIKT PR. 31.12.1998

         

UTGIFTER:

 

budsjett

status

Differanse

 

Prosjektledelse:

     
 

Faglig ledelse (ca 0,5 årsverk)

175 000

119 517

55 483

 

Adm. -/ konverteringsledelse (1 årsv.)

350 000

104 932

245 068

 

Kontorhjelp (0,5 årsverk)

120 000

0

120 000

 

Drift / informasjon / reiser

180 000

105 523

74 477

 

Sum:

825 000

329 973

495 027

         
 

Systemutvikling:

     
 

Systemutvikler (1 årsverk)

350 000

102 511

247 489

 

Kjøp av datatjenester

150 000

0

150 000

 

Utstyr / drift / reiser

150 000

73 592

76 408

 

Sum:

650 000

176 103

473 897

         
 

Kvalitetssikring

     
 

Fagkonsulenter (9,5 årsverk)

2 755 000

805 292

1 949 708

 

Utstyr / reiser

200 000

101 315

98 685

 

Sum:

2 955 000

906 608

2 048 392

         
 

Konvertering

     
 

Egenandel sysselsettingstiltak

510 000

15 750

494 250

 

Opplæring / reiser

60 000

0

60 000

 

Sum:

570 000

15 750

554 250

         

Sum prosjektutgifter

 

5 000 000

1 428 433

3 571 567

         
         

FINANSIERINGSKILDER:

 

KUF

5 000 000

0

5 000 000

Sum prosjektinntekter

5 000 000

0

5 000 000

I tillegg kommer bevilgningene fra Arbeidsmarkedsetaten til tiltaksdelen av prosjektet: konvertering, opplæring, drift, dagpenger, kursstønad med mer.

4 Budsjett for 1999

Budsjettet baserer seg på de ubrukte midlene fra 1998, samt årets bevilgning fra KUF og universitetene.

UTGIFTER MUSEUMSPROSJEKTET 1999

1. Prosjektledelse/administrasjon

Faglig ledelse (50 % stilling)

175 000

 

Adm.-/konverteringsledelse

320 000

 

Kontorhjelp (60 % stilling)

138 540

 

Koordinator programmering (40 % stilling)

137 800

 

Arbeidsgiveravgift 14,1%

108 759

 

Drift / reiser

200 000

 

Informasjon

80 000

 

Sum:

1 160 099

     

2. Systemutvikling

Programmerere (3 årsverk)

960 900

 

Arbeidsgiveravgift 14,1%

135 487

 

Utstyr

500 000

 

Drift /reiser

150 000

 

Kjøp av datatjenester

100 000

 

Sum:

1 846 387

     

3. Kvalitetssikring

Fagkonsulenter (17,5 årsverk)

4 292 750

 

Arbeidsgiveravgift 14,1%

605 278

 

Utstyr /reiser

200 000

 

Sum:

5 098 028

     

4. Konvertering

Egenandel sysselsettingstiltak

370 000

 

Opplæring / reiser

50 000

 

Lønn gruppeledere

300 000

 

Arbeidsgiveravgift 14,1%

42 300

 

Sum:

762 300

     

5. Antatt lønnsvekst

5 % lønnsvekst

360 841

     

6. Strategisk pott til fordeling senere i 1999

 

843 913

     

7. Drift / kontor

 

300 000

     

Sum prosjektutgifter

 

10 371 567

     

     

FINANSIERINGSKILDER

   
 

KUF 1998, overført

3 571 567

 

Egenandel universitetene

2 500000

 

Egenandel HF, UiO

300 000

 

KUF 1999

4 000 000

Sum prosjektinntekter

 

10 371 567