Notat til Universitetsrådet
11.11.1999

1 Bakgrunn

1.1Opprinnelig prosjektidé og søknad
Ved inngangen til 1997 kom Dokumentasjonsprosjektet (1991-1997) med et forslag til det daværende Fenstadutvalget om å foreta en IT-messig oppgradering av både de naturhistoriske og kulturhistoriske universitetsmuseene. Tanken var å videreføre prosjektorganisasjonen til Dokumentasjonsprosjektet som i samarbeid med UNADOK hadde opparbeidet seg erfaring og nødvendig kompetanse innen området. De daværende dekanene Bjarne Hodne og Ingolf Kanestrøm (henholdsvis HF-fakultetet og Mat.nat.-fak ved UiO) tok initativet overfor universitetsledelsene. Våren 1997 ble det utarbeidet en prosjektplan og søknad om et 5-årig nasjonalt Museumsprosjekt. Prosjektplanen bygde direkte på planene for UNADOK og på museumsdelen av en planlagt fase to av Dokumentasjonsprosjektet.

Hovedmålet for søknaden var å gi en samlet og rasjonell tilgang til informasjon i universitetsmuseene. Med informasjon forstås både gjenstands- og tekstbasert materiale i form av samlinger, arkiv og annen dokumentasjon. Prosjektet skulle rette seg mot både naturhistorisk og kulturhistorisk materiale, og de viktigste delmålene av prosjektplanen ble formulert slik:

Den bærende prosjektidéen var å bygge videre på den erfaring og kompetanse i denne typen arbeid, som ble skapt gjennom Dokumentasjonsprosjektet og UNADOK. Store deler av registreringsapparatet, organisasjons- og administrasjonssystemene, de tekniske løsningene og utviklingsarbeidet som var skapt i Dokumentasjonsprosjektet ville kunne videreføres i Museumsprosjektet.

Tidsrammer og kostnadsestimater for den opprinnelige søknaden
Tidsplan:
Fase 1 kulturhistorie og naturhistorie 1998-2002
Fase 2 naturhistorie 2003 - 2007

Finansiering:
KUF: kr 10 000 000 pr år
Universitetene kr 5 000 000 pr år
Arbeidsmarkedstiltak tilsvarende omlag 120 årsverk pr år (ca 25 millioner kr)

1.2 Museumsprosjektet slik det er realisert i dag
Det kom ikke svar fra KUF før i februar 1998 (se vedlegg 1), da KUF ga en bevilgning på kr 5 000 000 for etablering av Museumsprosjektet i 1998 med en antydning om en videre, nedtrappende bevilgning for 1999 og 2000 (I 1999 ble det bevilget 4 000 000). Videre forutsatte brevet at institusjonene selv forsatte aktiviteten på et 1998 nivå (kr. 5 000 000) også etter at KUF hadde trappet ned sin ekstraordinære støtte over treårsperioden.

KUFs svar kom noe uventet både med hensyn på tidspunkt og størrelsen på bevilgningen. Det var opprinnelig søkt om kr 10 000 000 i fem år fra og med januar 1998. Man fant det derfor nødvendig å ta opp om en i det hele tatt skulle ta i mot bevilgningen da den som nevnt inneholdt en klart forutsetning for bevilgningen om videre engasjement fra universitetene. En var også i tvil om hvorledes styringsgruppen skulle forankres da Det nasjonale utvalget for universitetsmuseene (NUUM) var besluttet nedlagt fra og med 1999. Brevet fra KUF ble drøftet på et møte i Universitetsrådet i Roma mars 1998 der alle var enige om å sette det i gang. Universitetsrådet bestemte også våren 1998 at NUUM skulle være permant. NUUM fikk i den forbindelse endret mandat slik at det kunne formelt stå som oppdragsgiver for slike prosjekter. Saken ble så drøftet på møter i NUUM (Tromsø og Bergen) våren 1998 der en besluttet å opprette en styringsgruppe for museumsprosjektet med vide fullmakter. NUUM oppnevnte en nasjonal styringsgruppe for Museumsprosjektet (vedlegg 2). På styringsgruppens første møte i juni 1998 ble det så vedtatt å lage en 3-årig prosjektplan (august 1998 - juli 2001).

For å gjennomføre prosjektet ble Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon, som er etablert ved HF, UiO, leid inn og gitt i oppdrag å gjennomføre prosjektet i praksis. I løpet av andre halvår av 1998 ble det så bygd opp en ny prosjektorganisasjon som har felles faglig ledelse med Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon, men som ellers fungerer som en selvstendig enhet.

Dagens prosjektplaner forutsetter at den eksterne dataregistreringen avsluttes ved utgangen av år 2000. IT-utvikling og faglig avslutningsarbeid vil løpe første halvår 2001, samtidig som det opprettes en etterorganisasjon som skal ta vare på og videreutvikle databasene. Selve prosjektorganisasjonen avvikles så fullstendig sommeren 2001.

2. Hva vil en oppnå i løpet av det nåværende prosjektet

Dersom prosjektet gjennomføres innenfor de gjeldende økonomiske rammer vil en ved prosjektavslutning ha etablert grunnleggende elektroniske informasjonssystemer for universitetsmuseene. En vil altså ha etablert metoder for hvordan samlingene best kan bli ivaretatt elektronisk, men størstedelen av de naturhistoriske samlingene vil ikke være registrert.

For de kulturhistoriske museene vil en ha fått lagt inn stort sett alle gjenstandsopplysninger, men det vil gjenstå topografiske arkiv og fotosamlinger. For de naturhistoriske samlingene vil en ha fått dataført omlag 15 % av gjenstandsopplysningene, men svært lite av annen informasjon som funndagbøker, krysslister og fotosamlinger.

3 Hva vil en oppnå ved å følge den opprinnelige prosjektplanen
Interne og eksterne behov for å etablere komplette museumsdatabaser

3.1 Bedre utnytting av samlingene
Etablering av vitenskapelige databaser over samlingene vil gjøre det mulig å bruke disse til forskning i langt større grad enn før og som grunnlag for undervisning fra grunnskolenivå til universitet, i fjernundervisning og i etter- og videreutdanning.

I den senere tid har digitalisering av samlingene blitt ytterligere aktualisert også for miljøer utenfor undervisnings- og forskningssektoren. Informasjonen i samlingene behøves i konsekvensutredninger og i arbeidet med kartlegging av biologisk mangfold (Agenda 21). Under miljøkonferansen i Rio 1992 forpliktet Norge seg til å ha full oversikt over biodiversiteten i sitt landområde. Det haster med å få effektuert avtalen og museene har allerede nå fått henvendelser fra kommuner som deltar i prøveprosjektet for biologisk mangfold og som er avhengig av å få informasjon fra museene for å kunne sette opp oversikter over det biologiske mangfoldet lokalt. Siden samlingene er taksonomisk ordnet krever en uthenting av informasjon for den enkelte kommune en gjennomgang av hele samlingen for å finne aktuelle kollekter. Dette er tidkrevende og kostbart. En etablering av de vitenskapelige databasene vil gjøre det mulig å hente ut informasjon etter bl.a. lokalitetskriterier og å bruke museumssamlingene direkte til å i konsekvensutredninger og i arbeidet med kartlegging av biologisk mangfold.

3.2 En langtidsplan for oppgradering av samlingene
Skal altså universitetsmuseene fungere som gode forskningsinstitusjoner og som informasjonsbanker for forvaltning og allmennhet, bør det settes opp en langtidsplan (2001-2010) for en fullstendig oppgradering av samlingene, der objektene med tilhørende informasjon sorteres og digitaliseres. I tillegg må det lages arbeidsrutiner som sikrer at samlingstilveksten fortløpende blir katalogisert og dataført slik at en unngår ny opphoping av papirkataloger og uregistrert materiale. En oppgradering av samlingene vil nødvendigvis også kreve tradisjonelt konservatorarbeid og forbedring av magasinforholdene. Dette er ikke inkludert i det nåværende Museumsprosjektet eller i skissen for videreføring av prosjektet. I den vedlagte prosjektskissen er det lagt vekt på systematisering av referanseinformasjonen for objektene i samlingene. En slik systematisering er en nødvendig del av arbeidet for å bedre magasinforholdene og databasene vil gjøre selve magasinarbeidet svært mye lettere.

Museumsprosjektet har opparbeidet seg kompetanse og metoder for å gjennomføre den helt nødvendige IT-baserte oppgraderingen av universitetsmuseene. Aktiviteten i Museumsprosjektet slik det er i dag, er imidlertid altfor liten til å fullføre disse oppgavene i overskuelig fremtid. Derfor foreslås, som en del av en langtidsplan, at Museumsprosjektet forlenges som prosjekt med 5 år, til og med år 2005. I løpet av prosjektperioden bør prosjektorganisasjonens funksjoner gradvis overtas av en permanent mindre organisasjon med nasjonale koordinerings- og utviklingsoppgaver.

Det meste av registreringsarbeidet bør fullføres i prosjektperioden, men dataregistreringsoppgavene som gjenstår etter at selve Museumsprosjektet er faset ut, kan enten legges midlertidig til denne organisasjonen eller fordeles på de enkelte museene.

4. Ressursbruk

4.1 Ressursbehov og kostnadsrammer
En gjennomgang og dataregistrering av samlingene krever store ressurser og en vil derfor være avhengig av midler og velvilje både fra museene lokalt, universitetene sentralt og eksterne ressurser.

En totalregistrering av objektsamlingene ved de natur- og kulturhistoriske universitetsmuseene vil kreve over 1000 årsverk. Ved å foreta en noe mer grovmasket registrering, er det mulig å redusere arbeidsmengden til omlag 770 årsverk. I tillegg kommer kvalitetskontroll, programmerings- og administrasjonskostnader.

Trekker vi fra ressursene som allerede vil bli brukt i løpet av det nåværene Museumsprosjektet sitter vi igjen med 650 registreringsårsverk med en kostnadsramme på ca 255 millioner kroner. Kostnadsrammen har en variabel på ca 25 millioner kroner alt etter tilgangen på arbeidsledige. Se vedlagte kostnadsoversikt.

Det presiseres at dette er prisen for å foreta en total gjennomgang og digitalisering av alle samlingene. Det er selvsagt mulig å foreta en prioritert registrering av de "viktigste" samlingene ved museene der registreringsarbeidet kan modulariseres.

Det er dermed mulig å dele opp arbeidet i et større løft som vil sikre en rask etablering av tilstrekkelig omfattende databaser for å møte blant annet de eksterne behovene og en lengre periode med noe intensivert registreringsarbeid i forhold til dagens nivå.

4.2 Finansiering
Prosjektet er for stort og omfattende til at en kan forvente at universitetene vi klare et slikt løft innenfor egne rammer, selv om universitetene må regne med egenandeler. Da nåværende prosjekt ble planlagt baserte en seg på et omfattende samarbeid med arbeidsmarkedsetaten slik forgjengerne UNADOK og Dokumentasjonsprosjektet hadde gjort. I UNADOK og Dokumentasjonsprosjektet ble alt registreringsarbeidet utført av arbeidsledige på ulike former for tiltak. På denne måten ble store deler av virksomheten finansiert av arbeidsmarkedsetaten.

De siste to årene har imidlertid situasjonen på arbeidsmarkedet endret seg radikalt, og bevilgningene til de forskjellige tiltakene er kraftig redusert. Det vil derfor være vanskelig å basere seg kun på arbeidsmarkedstiltak til å utføre registreringsarbeidet. I kostnadsoversikten er det satt opp kostnadsdifferansen om prosjektet baserer seg på arbeidsledige eller ikke, eller om en baserer seg på en kombinasjon av innleid arbeidskraft og arbeidsmarkedstiltak. Det siste alternativet, kombinasjonsalternativet, gir et realistisk bilde på hvor mye arbeidsmarkedsetaten kan bidra med de kommende årene. Arbeidsmarkedsetaten vil ut fra denne modellen bidra med ca 75 millioner kroner, noe som gir en resterende prosjektkostnad på ca 177 millioner kroner.

I tillegg til universitetenes egenadel og bidraget fra arbeidsmarkedsetaten bør flere departementer kunne være med å finansiere prosjektet i og med at flere departementer har forpliktelser i forhold til Agenda 21, for eksempel Miljøverndepartementet og Landbruksdepartementet. Også Direktoratet for naturforvaltning, NIJOS, NINA og andre private forskningsstiftelser og ulike fylkeskommuner og kommuner har vist interesse for prosjektet.

5. Behov for aktiv deltakelse av universitetsrådet og universitetsledelsene.

Universitetsrådet har gjennom NUUM opprettet og gitt mandatet for Styringsgruppen til Museumsprosjektet. Styringsgruppens mandat varer ut år 2000. Dersom en ønsker å videreføre kompetansen i Styringsgruppen, men også prosjektorganisasjonen er det et akutt behov for å forlenge Styringsgruppens mandat og videreføre finansieringen av prosjektorganisasjonen. Vi vil foreslå at

For å lette Styringsgruppens og prosjektledelsens arbeid er det svært ønskelig at prosjektet blir forankret i en formell avtale mellom de fire universitetene, og at den faglige ledelsen ved universitetet er engasjert i arbeidet som skal utføres. Styringsgruppen bør også få mandat til selv å kunne styrke økonomien i prosjektet ved å ta kontakt med eksterne samarbeidspartnere. Vi foreslår derfor at

En gjennomgang og dataregistrering av samlingene krever som nevnt svært store ressurser og en vil derfor være avhengig av midler og velvilje både fra museene lokalt og universitetene sentralt for å få ut de eksterne ressurser som må til for å fullføre planene:

Den nasjonale styringsgruppen vil be Universitetsrådet ta spørsmålet om finansieringen av Museumsprosjektet opp med KUF i forbindelse med utarbeidelsen av statsbudsjettet for 2001. Styringsgruppen ber videre om oppfølging fra universitetsrådets side av de øvrige punkter nevnt ovenfor, slik at det nødvendige løft for universitetenes museer og samlinger kan bli foretatt mens man fortsatt har i behold den kompetanse som skal til for å gjennomføre Museumsprosjektet etter de opprinnelige planer.