Notat til Universitetsrådet
13.1.2000

1 Bakgrunn for notatet

Notatet om videre finansiering av Museumsprosjektet av desember 1999 redegjorde for Museumsprosjektet og for ressursbehov for en total gjennomgang og dataregistrering av universitetsmuseenes samlinger. I henhold til Universitetsrådets ønske inneholder dette tilleggsnotatet en utdypning av den formelle igangsettingen av det nåværende Museumsprosjektet, av hvorledes prosjektet praktisk er organisert og alternative forslag til en videreføring og finansiering.

2. Oppstarten av Museumsprosjektet

2.1 Bakgrunn for søknad
I inngangen til 1997 kom Dokumentasjonsprosjektet (1991-1997) med et forslag til det daværende Fenstadutvalget om å foreta en IT-messig oppgradering av både de naturhistoriske og kulturhistoriske universitetsmuseene. Tanken var å videreføre prosjektorganisasjonen til Dokumentasjonsprosjektet som i samarbeid med UNADOK hadde opparbeidet seg erfaring og nødvendig kompetanse innen området. De daværende dekanene Bjarne Hodne og Ingolf Kanestrøm (henholdsvis Det historisk-filosofiske og Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet ved UiO) tok initiativet overfor universitetsledelsene. Våren 1997 ble det utarbeidet en prosjektplan og søknad om et 5-årig nasjonalt Museumsprosjekt. Prosjektplanen bygde direkte på planene for UNADOK og på museumsdelen av en planlagt fase to av Dokumentasjonsprosjektet. Søknaden ble presentert på et universitetsdirektørmøte i Asker juni 1997 der også ekspedisjonssjef Jan Levy var til stede og lagt ut til kommentarer for universitetsledelsene. Søknaden ble i annen halvpart av juni 1997 oversendt KUF av UiO på vegne av alle universitetene.

Hovedmålet for prosjektet i henhold til søknaden er å gi en samlet og rasjonell tilgang til informasjon i universitetsmuseene. Med informasjon forstås både gjenstands- og tekstbasert materiale i form av samlinger, arkiv og annen dokumentasjon.

2.2 Oppstarten av dagens Museumsprosjekt
KUF svarte på søknaden først i februar 1998 i et brev der KUF ga en bevilgning på kr 5 000 000 for etablering av Museumsprosjektet i 1998 med en antydning om en videre, nedtrappende bevilgning for 1999 og 2000 (I 1999 ble det bevilget 4 000 000). Brevet forutsatte at institusjonene selv fortsatte aktiviteten på et 1998 nivå (kr. 5 000 000) også etter at KUF hadde trappet ned sin ekstraordinære støtte over treårsperioden.

KUFs svar kom noe uventet både med hensyn på tidspunkt og størrelsen på bevilgningen. Det var opprinnelig søkt om kr 10 000 000 i fem år fra og med januar 1998. Man fant det derfor nødvendig å ta opp om en i det hele tatt skulle ta i mot bevilgningen da den som nevnt inneholdt en klart forutsetning om videre engasjement fra universitetene. En var også i tvil om hvorledes styringsgruppen skulle forankres da Det nasjonale utvalget for universitetsmuseene (NUUM) var besluttet nedlagt fra og med 1999. Brevet fra KUF ble drøftet på et møte i Universitetsrådet i Roma mars 1998 der alle var enige om å sette prosjektet i gang. Våren 1998 ble det også vedtatt at NUUM skulle være en permanent institusjon og NUUM fikk i den forbindelse endret mandat slik at det kunne formelt stå som oppdragsgiver for slike prosjekter. Saken ble så drøftet på møter i NUUM (Tromsø og Bergen) våren 1998 der en besluttet å opprette en styringsgruppe for museumsprosjektet med vide fullmakter. NUUM oppnevnte en nasjonal styringsgruppe for Museumsprosjektet. På styringsgruppens første møte i juni 1998 ble det så vedtatt å lage en 3-årig prosjektplan (august 1998 - juli 2001).

Dagens prosjektplaner forutsetter at den eksterne dataregistreringen avsluttes ved utgangen av år 2000. IT-utvikling og faglig avslutningsarbeid vil løpe første halvår 2001, samtidig som det opprettes en etterorganisasjon som skal ta vare på og videreutvikle databasene. Selve prosjektorganisasjonen avvikles så fullstendig sommeren 2001.

2.3 Praktisk organisering av Museumsprosjektet
For å gjennomføre prosjektet ble Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon, som er etablert ved HF, UiO, leid inn og gitt i oppdrag å gjennomføre prosjektet i praksis. I løpet av andre halvår av 1998 ble det så bygd opp en ny prosjektorganisasjon som har felles faglig ledelse med Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon, men som ellers fungerer som en selvstendig enhet.

Museumsprosjektet er etablert med en administrativ leder i 100 % stilling, en faglig leder i 50 % stilling, samt en koordinator for programmerergruppa i 40 % stilling. Programmerergruppa for øvrig består av 3,6 programmererstillinger. I tillegg har prosjektet en sekretær i 60 % stilling.

Universitetet i Oslo fungerer som vertskapsuniversitet for administrasjonen og prosjektets programmererstab. Alle midler til prosjektet kanaliseres derfor via UiO og de fleste av prosjektets medarbeidere rundt om på museene er engasjert av prosjektet med Universitetet i Oslo som arbeidsgiver. Ved NTNU og Universitetet i Tromsø er imidlertid de fleste medarbeiderne engasjert lokalt på grunn av sterke lokale interesser ved Vitenskapsmuseet og Tromsø Museum Universitetsmuseet. Midlene til disse lokale engasjementene fordeles fra prosjektet sentralt.

Blir prosjektet videreført ønsker en at alle engasjementer kanaliseres via Museumsprosjektet.

2.4 Permanent driftsorganisasjon fra år 2001
Museumsprosjektet vil i henhold til inneværende planer avsluttes våren 2001. Prosjektorganisasjonen må da erstattes av en permanent mindre organisasjon for drift, vedlikehold og videre utvikling av databasene. Denne mindre organisasjonen vil også måtte sikre det faglige vedlikeholdet av databasene (taksonomi og referansedata) gjennom å koordinere en gruppe av fagpersoner som vil fungere som en slags fagredaktører for de ulike fagfeltene. Kostnadene for den permanente driftsorganisasjonen vil beløpe seg til 1,5 -2 millioner kroner årlig.

3. En videreføring av Museumsprosjektet

En fullstendig gjennomgang og dataregistrering av universitetsmuseenes samlinger vil kreve store ressurser. Selv en noe grovmasket gjennomgang og registrering av museumssamlingene vil kreve i størrelsesorden 200 millioner kroner. Slik Universitetsrådet i sitt brev av 20/12-99 påpeker, vil det være vanskelig å fremskaffe slike beløp innenfor universitetenes egne budsjettrammer, selv fordelt over en 5-års periode. Det er heller ikke ventelig at KUF vil stille dette beløpet til disposisjon. Men som Universitetsrådet også påpeker, vil gjennomføringen av prosjektet øke museenes forskningsmuligheter. Videre er gjennomføringen av prosjektet nødvendig for at Norge skal kunne oppfylle sine forpliktelser med hensyn til Agenda 21. Arbeidet med Agenda 21 er interdepartementalt og det er ikke urimelig at kostnadene ved dataregistreringen og oppbygningen museumsdatabasene og dermed databaser for biologisk mangfold fordeles på flere ulike departementer. I brevet fra 20/12-99 ser Universitetsrådet et slik samarbeidsprosjekt som den mest sannsynlige måte å få gjennomført prosjektet. I tillegg ber en de enkelte institusjonene vurdere om en bør satse på et mindre prosjekt i perioden 2001-2005 slik Museumsprosjektet har nevnt som et alternativ i vårt tidligere notat.

På denne bakgrunn vil vi komme med forslag til en modulær gjennomføring av totalprosjektet. Den går i hovedsak ut på å forlenge og utvide styringsgruppens mandat og å videreføre dagens vel fungerende prosjektorganisasjon med dagens aktivitetsnivå som et minimum i perioden 2001- 2005 og i denne perioden arbeide for å skaffe finansiering av totalprosjektet.

3.2 Styringsgruppen og dens mandat
Som nevnt tidligere har en i dag en vel fungerende styringsgruppe og prosjektorganisasjon med svært bred erfaring innen finansiering, etablering og gjennomføring av denne typen databaseprosjekter. I det videre arbeidet bør styringsgruppen få mandat til å arbeide mot ulike departementer med det formål å skaffe finansiering av en størst mulig del av et totalprosjektet. Den videreførte prosjektorganisasjonen vil kunne igangsette og gjennomføre ulike registreringsmoduler etter behov og finansiering.

3.3 Prosjektorganisasjonen
Det nåværende Museumsprosjektet har 21 årsverk ordinære engasjementer hvorav 15 årsverk er plassert ved museene og 6 årsverk er i den sentrale ledelsen og IT-gruppen. I tillegg har en engasjert folk på ulike former for sysselsettingstiltak som sitter rundt om på museene, eller som er engasjert ved UniReg sentralene i Finnmark, Narvik og Indre Salten ( i alt 55 årsverk). Kostnaden for prosjektet med dagens størrelse er omlag kr. 8,5 millioner kroner .

Med dagens finansielle rammer er det mulig å ha delprosjekter for både naturhistorie og kulturhistorie på alle de 5 universitetsmuseene (Bergen museum, Vitenskapsmuseet, Tromsø museum og de to nye museene i Oslo). Alle de naturhistoriske fagområdene (botanikk, geologi, zoologi og paleontologi) er imidlertid ikke dekket på alle museene. Dersom en ønsker å opprettholde motivasjonen i de enkelte museumsavdelingene vil vi ikke anbefale å redusere omfanget.

Prosjektet har i dag en sentral stab på 6 årsverk hvorav 2,5 årsverk i den sentrale ledelsen og 3,5 årsverk i IT-gruppen. Vi vil anta at arbeidet med å sikre en best mulig finansiering vil kreve en god del kontaktarbeid og koordinering, samt sekretariatsarbeid for styringsgruppen. Selv med en reduksjon av registreringsaktiviteten vil vi derfor ikke anbefale at den sentrale staben reduseres, selv om dette fører til at den sentrale staben relativt sett blir dyrere.

Som nevnt tidligere vil prosjektet uansett måtte erstattes av en permanent driftsorganisasjon med hovedoppgaver innen koordinering av faglig vedlikehold og IT-messig utvikling. Denne driftsorganisasjon vil kreve 3-4 årsverk. I en videreføring av prosjektet til 2005 kan driftsorganisasjonen fungere som en del av prosjektstaben.

3.4 Kostnader ved en videreføring av prosjektet til 2005
Som der er redegjort for over, vil vi anbefale at prosjektorganisasjonen videreføres i perioden 2001-2005 med om lag dagens aktivitetsnivå. En direkte videreføring vil koste noe mer enn dagens nivå idet det vil være nødvendig å øke lønnsnivået for fagkonsulentene noe. Vi vil derfor anta at kostnadene forbundet med dagens aktivitetsnivå vil ligge på om lag kr 9 000 000 (se vedlagte budsjett).

3.5 Finansiering
Det må fra og med år 2001 avsettes kr. 2 000 000 til en permanent driftsorganisasjon. De resterende midler må enten komme over universitetenes egne rammer eller direkte fra KUF. Vi vil her minne om at en i KUFs bevilgningsbrev forutsatte at universitetene skulle videreføre registreringsaktiviteten på et nivå rundt kr 5 000 000. Ut fra dette forhold vil det ikke være unaturlig at universitetene bidro med om lag kr 5 000 000 i form av rene midler eller øremerket arbeidskraft og at KUF bidro med omtrent det samme.

Etter dagens fordelingsnøkkel mellom universitetene vil dette bety årlige utgifter for det enkelte universitet som vist her:

4. Behov for aktiv deltakelse av universitetsrådet og universitetsledelsene.

Dette avsnittet er om lag det samme som avsluttet notatet fra desember, men vi repeterer punktene som må gripes fatt i om vi skal få til en fortsettelse av prosjektet.

Universitetsrådet har gjennom NUUM opprettet og gitt mandatet for Styringsgruppen til Museumsprosjektet. Styringsgruppens mandat varer ut år 2000. Dersom en ønsker å videreføre kompetansen i Styringsgruppen og prosjektorganisasjonen er det et akutt behov for å forlenge Styringsgruppens mandat og videreføre finansieringen av prosjektorganisasjonen. Vi vil foreslå at

For å lette Styringsgruppens og prosjektledelsens arbeid er det svært ønskelig at prosjektet blir forankret i en formell avtale mellom de fire universitetene, og at den faglige ledelsen ved universitetet er engasjert i arbeidet som skal utføres. Styringsgruppen bør også få mandat til selv å kunne styrke økonomien i prosjektet ved å ta kontakt med eksterne samarbeidspartnere. Vi foreslår derfor at

En gjennomgang og dataregistrering av samlingene krever som nevnt svært store ressurser og en vil derfor være avhengig av midler og velvilje både fra museene lokalt og universitetene sentralt for å få ut de eksterne ressurser som må til for å fullføre planene:

Den nasjonale styringsgruppen vil be Universitetsrådet ta spørsmålet om finansieringen av Museumsprosjektet opp med KUF i forbindelse med utarbeidelsen av statsbudsjettet for 2001. Styringsgruppen ber videre om oppfølging fra universitetsrådets side av de øvrige punkter nevnt ovenfor, slik at det nødvendige løft for universitetenes museer og samlinger kan bli foretatt mens man fortsatt har i behold den kompetanse som skal til for å gjennomføre Museumsprosjektet etter de opprinnelige planer.