Notat

Om en kombinert organisasjon etter Museumsprosjektet og Dokumentasjonsprosjektet.

I dette notatet er det gjort kort rede for arbeidsoppgavene til en drifts og utviklingsorganisasjon som kreves i forbindelse med en videre drift av databasene etter Museumsprosjektet og Dokumentasjonsprosjektet. Vår anbefaling er å ta utgangspunkt i den eksisterende sentrale staben i Museumsprosjektet og videreføre den som en kompetanseenhet med ansvar for videre utvikling av museumssystemene og drift av disse. Vi vil videre anbefale at en også legger etterorganisasjonen for databasene etter Dokumentasjonsprosjektet til den samme enheten under felles faglig ledelse. På denne måten vil en kunne forsette den velfungerende enheten som Museumsprosjektet sentrale stab og Dokumentasjonsprosjektet er i dag.

1. Museumsprosjektet

1.1 Behovet for en drifts- og kompetanseorganisasjon

Ved det nåværende Museumsprosjektets avslutning vil en ha databasesystemer for botanikk, geologi, zoologi, arkeologi, etnografi og nyere kulturhistorie. Når disse systemene er tatt i bruk vil forvaltningen av objekt- og gjenstandssamlingene ved universitetsmuseene i stor grad være basert på data som ligger i databasene. Datasystemene vil danne grunnlag for et utstrakt forskningssamarbeid mellom museene og samarbeid om datainnsamling med eksterne aktører. Informasjonen i de naturhistoriske databasene vil med årene danne ryggraden for miljøinformasjon i Norge. Samlet vil universitetsmuseenes databaser være av stor viktighet for forskning, undervisning og (allmenn) formidling samt for samarbeid med forvaltning og andre eksterne partnere. Det haster derfor nå å få klargjort planene for hvordan databasene skal ivaretas etter at det nåværende prosjektet er avsluttet våren 2001.

For å få fullt utbytte av databasene må disse vedlikeholdes både teknisk og innholdsmessig. Det innholdsmessige vedlikeholdet skyldes for en stor del den naturlige utviklingen i de ulike fagfeltene. Men det skal heller ikke legges skjul på at de eksisterende papirarkivene inneholder mye mangelfull og til tider direkte feilaktig informasjon. Det vil avdekkes gjennom bruk. Det er derfor nødvendig med både faglig og teknisk vedlikehold. Spesielt de første årene basene brukes vil det være et temmelig stort behov for oppgradering og videreutvikling. Ved prosjektets avslutning vår 2001 må det derfor finnes en forsvarlig dimensjonert enhet med høy kompetanse både med hensyn på IKT og anvendelse av denne i forskning og i museumsvirksomheten generelt.

1.2 Arbeidsoppgaver og aktiviteter knyttet til museumsdatabasene

Vi kan dele aktiviteten rundt museumsdatabasesystemene i:

• 1) eksterne og interne brukeres søk og nedlasting av data
• 2) oppdatering og innleggelse av objekt- og gjenstandsdata
• 3) faglig oppdatering av metadatasystemene (taksonomi og andre klassifikasjonssystemer)
• 4) teknisk drift
• 5) videreutvikling av systemene begrunnet i den generelle teknologiske utviklingen og i videreutviklingen av IKT-baserte metoder for de ulike fagene.

Punktene 1 og 2 er normal bruk av databasene og krever administrasjon av hvem som skal ha tilgang til dataene og hvem som skal kunne endre data. Administrasjon på enkeltbrukernivå bør ligge hos de enkelte museene. Punktene 3, 4 og 5 krever en noe nærmere beskrivelse.

1.2.1 Faglig oppdatering av metadatasystemene
Den daglige oppdatering av databasen vil selvfølgelig bli gjort av de ansatte ved museene. Adgangen til en slik oppdatering vil være regulert av den enkeltes arbeidsområde og ansvar. I tillegg til denne løpende oppdateringen av innholdet i databasene vil det være behov for justering og endring av de taksonomiske systemene og andre faglige metadata. Vedlikeholdet av de taksonomiske systemene og andre referansetabeller må gjøres i henhold til utviklingen i de enkelte fagene. Siden databasene er nasjonale må det også sikres at hele det nasjonale fagmiljøet er enig i måten justeringene blir gjort på. Dette kan enten gjøres ved at alle aksepterer en standard eller at en finner en smidig måte å ha parallelle taksonomier. Det bør derfor opprettes et redaktørsystem innen hvert fagfelt, der den enkelte redaktør er godkjent av fagmiljøet og som har ansvaret for at de taksonomiske systemene som brukes i databasene er korrekte i henhold til gjeldende standarder. Redaktørene bør ha et tett samarbeid med gruppen for videreutvikling og systemdrift.

1.2.2 Teknisk drift samt system og metodeutvikling
Med teknisk drift mener vi her daglig drift av datamaskinene, nettverk og databaseprogramvare (for eksempel Oracle) med hensyn på anskaffelse og installasjon av nye versjoner samt sikkerhetskopiering. Den tekniske driften omfatter ikke programmering og utvikling av de brukerprogrammene og som de museumsansatte møter og vil møte i sitt daglige arbeid. Disse programmene og de underliggende databasestrukturene er utviklet og laget av Museumsprosjektet.

I dag kjøres databasesystemene på en databasemaskin hos USIT (Universitetets senter for informasjonsteknologi, UiO) som også står for de andre delene av teknisk drift etter oppdrag fra Museumsprosjektet. På lengre sikt kan en om ønskelig endre dette slik at det finnes lokale databaseinstallasjoner ved hvert universitet. Hensiktsmessigheten ved en slik distribuert løsning må vurderes ut fra universitetspolitiske, sikkerhetsmessige og ikke minst økonomske forhold.

Uansett om en velger en sentral løsning som i dag eller en løsning der databasene fysisk befinner seg på det enkelte universitet, må ansvaret for driften, vedlikeholdet og videreutviklingen etter vår mening ligge hos en sentral enhet med svært god IKT-kompetanse og svært god innsikt i museumsvirksomhetene. Denne kompetanseenheten bør være en selvstendig organisasjon som betjener alle museene. Enheten bør ha ansvaret for gjennomføring av den løpende justering og utviklingen av databasene.

All erfaring tilsier at arbeidsmengden vil bli stor når systemene tas i bruk for alvor. Vi snakker her om helt nye systemer for nye brukere. Det er derfor helt etter forventningene dersom appetitten øker når en ser hva som kan hentes ut og hva en foreløpig ikke kan få. Nye metoder innen de enkelte fagene og innen IKT vil kreve en løpende utvikling av museumssystemene. Kompetanseenheten vil også måtte stå for en del av opplæring/kursing av brukerne. Men det vil verken være rasjonelt eller hensiktsmessig at denne enheten alene skal stå for all kursing og brukerstøtte på de fem universitetsmuseene. Vi anbefaler at det ved de enkelte museene er personer med lokalt ansvar som samarbeider med den sentrale gruppa. Disse bør være tilknyttet IKT og dokumentasjonsenheter ved det enkelte museet. På denne måten vil en etablere en nettverksorganisasjon med et nav som er garantien for opprettholdelse av nasjonal koordinering og nasjonale standarder.

I den sentrale enheten bør det etter vår mening være minimum to IT-personer for både naturhistorie og kulturhistorie, altså fire personer til å arbeide med databasesystemene. Dette er 0,8 årsverk pr museum pr år. Enheten må også ha ledelsesfunksjoner og kontorfunksjoner. Vi forutsetter at disse kan deles med kompetanseenheten for de språk- og kulturhistoriske databasene etter Dokumentasjonsprosjektet.

Vi foreslår en funksjonstid for organisasjonen på 5 år og at en da foretar en evaluering for å vurdere det videre behovet.

Kostnadsrammen vil være lønnmidler til fire IT-personer, databasemaskiner, reiser og annen drift samt del av ledelses- og administrasjonsutgifter: i alt ca 2,5 millioner kroner årlig.

2 Databasesystemene etter Dokumentasjonsprosjektet og Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon

Dokumentasjonsprosjektets (DP) hovedarbeidsområder var leksikografi og navnegransking, historisk kildemateriale og de kulturhistoriske universitetsmuseene. Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon (DE) ble etablert for en 3-årsperiode (1998-2000) for å sikre resultatene fra DP og ferdigstille datasystemene. Det var allerede i 1997 klart at DE var underdimensjonert slik at en ikke kunne forvente at datasystemene for alle fagfeltene skulle bli ferdig før ved utgangen av år 2000. Erfaringen til nå (mars 2000) viser at belastningen på DE har vært bekymringsfull høy. Det ser ut til at målene likevel vil bli nådd. Det vil si at det er laget basisverktøy for alle delprosjektene i DP. Vi vil imidlertid ikke anbefale å legge en så stor belastning på en så liten gruppe over lengre tid. Det vil gjøre arbeidsplassene lite attraktive.

I det følgende er museumsdelen av DEs arbeid holdt utenom. En regner dette arbeidet videreført i driftsorganisasjonen etter Museumsprosjektet.

HF-fakultetet har de siste to årene arbeidet med å etablere et senter for språklige datasamlinger basert på Seksjon for Leksikografi og målføregransking (SLM), Seksjon for navnegransking (SNG) ved Institutt for nordistikk og litteraturvitenskap (INL), Tekstlaboratoriet (TL) ved Institutt for Lingvistiske fag og DE. Bakgrunnen for arbeidet med senterplanen var sterk misnøye med den interne ressursfordelingen mellom SLM og storinstituttet. Senteret ble vedtatt opprettet av HFs fakultetsstyre, men ble i april 2000 trukket på grunnlag av sterk missnøye med planen ved SLM, SNG og TL. DE er dermed fortsatt direkte underlagt HF-fakultetet.

Det er for tiden uklart i hvor stor utstrekning samlingsarbeidet ved SLM og SNG vil bli videreført. Kulturdepartementet, HF-fakultetet og redaksjonen i Norsk Ordbok arbeider nå med en plan om å ferdigstille ordboksverket til 2014. Dette vil kreve betydelig IKT-innsats der DEs kompetanse vil være helt nødvendig. Det er altså knyttet en del usikkerhet til hvilket behov seksjonene ved INL har for DE i de kommende år. I det følgende har vi derfor regnet med at aktiviteten vil være på omtrent dagens nivå. I tillegg til den direkte støtten til INL har de språklige DP-databasene et nasjonalt aspekt og må uansett den interne organisasjonen på UiO drives videre. I tillegg til språkdatabasene kommer databasene som brukes i historie, middelalderforskning, runer og kunsthistorie.

Databasene er til dels svært store (5 millioner poster) og komplekse. Videre drift og utvikling krever personale som både har høy IT-faglig kompetanse og god kjennskap til fagfeltene. Arbeidet vil være av tilsvarende art som beskrevet for museumsdatabasene tidligere i dette notatet. Ved å videreføre dagens bemanning i etterorganisasjonen (2 + faglig leder), vil det være mulig å ha en sikker videreutvikling av databasene med et arbeidsnivå som ikke tvinger faglig leder til å programmere på heltid.

Databasene og brukerprogrammene er laget over samme lest og satt sammen av de samme programmodulene som museumsdatabasene. Dette er et planlagt resultat av den felles IT-gruppen i Museumsprosjektet og Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon. Det vil derfor være helt nødvendig med et tett samarbeid med dem som videreutvikler museumsdatabasene.

3 En felles drifts- og kompetanseorganisasjon for museumsdatabasene og de kulturhistoriske databasene.

I planene om et "Senter for språklige datasamlinger" la det et forslag om å legge Museumsprosjektet og dets driftsorganisasjon til sentret. En så dette som ønskelig for å styrke senterets IKT-gruppe, men også for å sikre et stort nok miljø for IKT-aktiviteten i Museumsprosjektet og dets driftsorganisasjon. Senterplanene er, som nevnt, skrinlagt. Det finnes derfor nå ingen konkrete planer for en organisatorisk innplassering av verken Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon eller Museumsprosjektet/driftsorganisasjonen. Som dette notatet viser, er disse to enhetene i dag svært tett knyttet sammen og fungerer i praksis som en enhet med felles faglig ledelse men med flere arbeidsoppgaver. Vi vil på det sterkeste fraråde en oppsplitting av denne enheten i en HF-del og en museumsdel ut over det rent teknisk-administrative. En fysisk oppsplitting av enheten vil etter all sannsynlighet føre til at den minst attraktive delen vil forsvinne ved at IKT-personalet søker seg andre jobber. Med dagens store og utfordrende oppgaver for universitetsmuseene vil det antakeligvis ramme DE. Vi vil derfor anbefale at det etableres en felles drifts- og kompetanseorganisasjon for museumsdatabasene og de språk- og kulturhistoriske databasene.

Museumsprosjektet har en særlig nasjonal arbeidsoppgave igjennom arbeidet med å lage felles IT-systemer for alle universitetsmuseene. Men også DE har et visst nasjonalt aspekt. Ved Universitetet i Oslo arbeider Museumsprosjektet både ved UKM og UNM. Det nasjonale aspektet og innsatsen både for UKM og UNM kan alene tale i mot å legge en felles organisasjon til enten UKM eller UNM. Den HF-orienterte aktiviteten taler også i mot en slik innplassering. Når nå HF-fakultetet har skrinlagt sine egne senterplaner finnes det heller ikke noe naturlig forankringspunkt på HF-fakultetet. Det kan derfor synes fornuftig å søke en organisatorisk innplassering ved et senter eller annen (grunn)enhet som har en beslektet aktivitet. Her tenker vi både på IKT-aktivitet, på forskning basert på og om IKT og bruk av IKT i formidling og undervisning.