Møtereferat

Innledning og presentasjon

Styringsgruppens leder, Bjarne Hodne ønsket velkommen. Oddrun Rangsæter, som er nytilsatt som administrativ leder for prosjektet, ble presentert og ønsket velkommen til prosjektet.

Sak 1/99

Godkjenning av innkalling, saksliste og referat fra møte 27.10.98

Innkalling, saksliste og referat fra forrige møte ble godkjent, men det ble bemerket at kommentar til sak 22 mangler i referatet. Det skal her påføres at saken ble drøftet.
Styringsgruppen vedtok også at referat fra styremøtene bør sendes ut snarest råd etter styremøtet og at godkjenningen skal skje på sirkulasjon umiddelbart etter dette.

Sak 2/99

Virksomheten 1998

Sakspapirer: Årsrapport fra faglig leder
Det ble kommentert at dokumentet som var sendt ut i denne saken virket noe uferdig. Et korrekturlest og justert dokument følger derfor vedlagt dette referatet. Christian-Emil Ore ga likevel en grundig orientering om prosjektets situasjon i 1998. Prosjektledelsen vil lage mal og be om mer utfyllende årsrapporter fra de deltakende delprosjekter og vil ut fra dette lage en mer utfyllende årsrapport som skal sendes til KUF. Styringsgruppens medlemmer vil få kopi av rapporten i slutten av mars.

Sak 3/99

Rapporter fra styrerepresentantene

Alle i styringsgruppen må passe på at alle berørte fakultet er orientert om prosjektet, slik at det blir integrert i fagmiljøet og at finansieringen kommer i orden.

Bergen Museum: På den naturhistoriske delen av prosjektet er fagkonsulenten godt i gang med arbeidet og her konsentrer en seg i første omgang om det zoologiske materialet og innskriverkapasiteten som står til rådighet blir brukt her.
DOIT (Dokumentasjons- og IT-avdeling) er etablert, noe som prosjektet vil nyte godt av når det gjelder lokal IT-assistanse.

Tromsø Museum: Rapport om de første 5 måneder er sendt prosjektledelsen. Den naturhistoriske delen av prosjektet er kommet godt i gang, men fagkonsulenten ønsker snarest å få opplæring i HERB/d-BASE.
Helge Vold er utpekt som delprosjektansvarlig for den kulturhistoriske delen av prosjektet, men museet har ventet med å ansette fagkonsulent på kulturhistorie pga av uklarheter i forhold til bevilgning fra UiTø sentralt. Geir Mathiassen vil få en avklaring fra TMU innen 1. mars. Blir det problemer kan fagkonsulenten engasjeres av Museumsprosjektet slik at den kulturhistoriske delen i Tromsø kommer i gang med arbeidet. Styringsgruppen ytret bekymring for manglende økonomisk oppfølging fra UiTø, men forutsetter at UiTø overholder sine økonomiske forpliktelser.

Vitenskapsmuseet: Kulturhistorie fortsetter som før, mens det på naturhistorie nettopp er tilsatt ny fagkonsulent.

Museene i Oslo: Både på den naturhistoriske delen av prosjektet og på etnografi er prosjektene godt i gang. Når det gjelder delprosjektet ved Oldsaksamlingen blir dette tatt opp spesielt under sak 7/99.

Sak 4/99

Styringsgruppens mandat og prosjektets struktur

Sakspapirer: Brev fra Nasjonalt utvalg for universitetsmuseene
Det ble gitt en oppklarende orientering om brevet fra NUUM, og alle misforståelser er ryddet av veien.

Sak 5/99

Delprosjektdirektiver og delprosjektansvarlige

Sakspapirer: Notat fra faglig leder
Faglig leder ønsket en bekreftelse fra styringsgruppen på at prosjektdirektivet skal følges, og at prosjektet skal drives ut fra en overordnet strategi. Prosjektdirektivene for de enkelte delprosjektene skal godkjennes av den faglige ledelsen i prosjektet. Godkjent prosjektdirektiv skal foreligge før nye delprosjekter startes. Administrativ leder vil sammen med de involverte i hvert enkelt delprosjekt lage framdrifts- og milepælsplaner, slik at en får et godt prosjektstyringsverktøy.
Styringsgruppen sa seg enig i at prosjektet styres etter visse forutsetninger og at prosjektledelsen har fullmakt til å handle ut fra dette.

Sak 6/99

Forslag til delprosjektdirektiver

Sakspapirer: Forslag til delprosjektdirektiver fra Tromsø museum, Bergen Museum og Vitenskapsmuseet.
Faglig leder orienterte kort om prosjektdirektivene. Museumsprosjektet har 9 delprosjekter og alle disse har levert mer eller mindre mangelfulle direktiver. Prosjektledelsen vil bistå de enkelte delprosjektansvarlige med å finne hva som mangler for at deres delprosjektdirektiv skal kunne godkjennes.
Etnografi i Oslo kom her med kopi av søknad om å få forlenget sitt delprosjekt til mars år 2000. Styringsgruppen forlenget foreløpig prosjektet ut inneværende år.

Sak 7/99

Delprosjekt ved Oldsaksamlingen

Sakspapirer: Revidering av innmeldt prosjekt, Prosjektdirektiv og forslag om alternativt delprosjekt fra Oldsaksamlingen, samt notat fra faglig leder.
Forslag fra faglig leder om prioriterte prosjekter ble vedtatt av styringsgruppen. Dette betyr at delprosjektet ved oldsaksamlingen skal konsentrere seg om disse punktene:

1. Utredning av topografisk arkiv. Systemet som brukes i Oslo bør tilpasses det Bergen Museum bruker på sitt materiale og Norsk Standard. Alt nytt materiale bør registreres etter denne standarden.
2. Gjenstandsarkivet viser seg å inneholde 50000 flere arkivkort enn det som kommer fram i søknaden (totalt ca 70 000 arkivkort). Å få registrert hele papirarkivet ved gjenstandssamlingen anses av styringsgruppen som en prioritert oppgave.
3. Når det gjelder konvertering av typelitteratur slutter styringsgruppen seg til forslaget fra faglig leder om at dette er en nasjonal oppgave som bør utredes som et felles nasjonalt prosjekt sammen med muligheten for å lage felles terminologiske synonymordlister for arkeologi

Sak 8/99

Museumsprosjektets budsjett for 1999

Sakspapirer: Forslag til budsjett fra prosjektledelsen
Gjennomgang av budsjettforslaget ved faglig leder. Den nøyaktige summen på forbruk/udisponerte midler er noe unøyaktig da regnskapsrapport fra universitetet sentralt ikke er ferdig ennå. På budsjettforslaget gjensto det ca. 1,5 millioner i udisponerte midler.
Styringsgruppen vedtok å bruke udisponerte midler slik:

• Fagkonsulenten på etnografi tilsettes ut året, dvs to ekstra månedsverk.
• Kulturhistorie ved TM får tre ekstra månedsverk slik at fagkonsulenten kan tilsettes ut året.
• Arkeologiprosjektene på Vitenskapsmuseet og Bergen Museum blir begge bevilget 12 månedsverk i inneværende år.

Resten av de udisponerte midlene, 918 000 kroner gjenstår da som udisponerte midler inntil vi får beskjed fra KUF om størrelsen på deres bevilgning. På neste styremøte vil en vite hvor mye midler Museumsprosjektet har til disposisjon og styringsgruppen vil da vedta hvordan udisponerte midler skal brukes.
Arlov presiserte at en eventuell utvidelse av prosjektet da bør skje i dybden ikke i bredden - styringsgruppen sluttet seg til dette. Signaler til miljøene om en eventuell utvidelse gis ikke før etter neste styremøte.
Revidert budsjett med de endringer som ble vedtatt på møtet følger vedlagt.

Sak 9/99

Eventuelt

Sakspapirer: Notat om fullstendig prosjektnavn
Museumsprosjektet må ha et fullstendig navn, og adm. leder ønsket et slikt navn vedtatt på møtet for snarest mulig å kunne innarbeide dette i universitetssystemet.
Styringsgruppen ble enige om følgende navn på prosjektet:

MUSEUMSPROSJEKTET
Universitetsmuseenes nasjonale databaseprosjekt

Etter styremøtet har vi fått beskjed om tildeling av 4 millioner fra KUF. Det blir derfor ekstraordinært styremøte 19. mars. Dette vil holdes ved NTNU. Thorbjørn Arlov forbereder møtet teknisk, og gir tilbakemelding om møtested.

Neste ordinære møte i styringsgruppen er planlagt 4. juni 1999.

Midlertidig budsjett vedtatt 9.2.99