ADMINISTRATIVT:
Personale - adresseliste
Museumsprosjektets årsrapport 2004
Museumsprosjektets årsrapport 2003
Museumsprosjektets årsrapport 2002
Museumsprosjektets årsrapport 2001
Museumsprosjektets årsrapport 2000
Museumsprosjektets årsrapport 1999
Museumsprosjektets årsrapport 1998
Universitetenes samarbeidsavtale om Museumsprosjektet
Opprinnelig prosjektbeskrivelse
Den nasjonale styringsgruppen
"Museumsprosjektet"
- et felles IT-prosjekt for de norske universitetsmuseene
1. Sammendrag
Dette dokumentet gjør kort rede for behovet for en IT-messig oppgradering
av de norske universitetsmuseene. Stikkord er interne krav som gjenstandsforvaltning,
feltarbeid, forskning og formidling og eksterne krav fra forvaltningen og samfunnet
for øvrig om tilgang til referansedataene. Prosjektet vil bidra til å
møte de anbefalinger som er satt opp for forvaltningsmuseene i Velure-utvalgets
museumsinnstilling (NOU 1997 7: "MUSEUM mangfald, minne, møtestad")
og forslagene til tiltak for ABM-sektoren (arkiv, bibliotek og museer) i "Den
norske IT-veien - Bit for bit" Rapport fra Statssekretærutvalget for
IT, 1996.
Dokumentet gjør deretter rede for grunnlaget som er lagt gjennom Det
nasjonale dokumentasjonsprosjektet for humanistiske fag (Dokumentasjonsprosjektet)
og forprosjektet Universitetsmuseenes naturhistoriske dokumentasjonsprosjekt (UNADOK)
og hvordan en ny prosjektorganisasjon er tenkt bygd på dette grunnlaget.
Prosjektet er tenkt å ha en årlig størrelse tilsvarende den
Dokumentasjonsprosjektet har hatt, dvs. 26 årsverk fagkonsulenter og omlag
122 årsverk registrering. Dette vil kreve et tilskudd fra universitetene
og KUF på kr 15 000 000 pr år (i 1997 kroner). Prosjektperioden er
satt til 5 år (1998-2002). Det er vedlagt en detaljert oversikt over samtlige
samlinger som inngår i prosjektet både for de naturhistoriske museene
og kulturmuseene, samt forslag til prosjektdirektiv og presentasjon av UNADOK
og Dokumentasjonsprosjektet.
Mål: å gi en samlet og rasjonell tilgang til informasjon i
universitetsmuseene
Tidsperiode: årene 1998 - 2002
Ressursbehov pr. år:
122 årsverk ufaglært registrering
26 årsverk faglært oppfølging og kvalitetskontontroll
5 årsverk systemutvikling og IT-støtte
4,5 årsverk prosjektledelse og -adminstrasjon / konverteringsstøtte
Budsjett pr. år:
kr. 10.000.000 fra Kirke-, undervisnings- og forskningsdepartementet
kr. 5.000.000 fra universitetene
kr. 24.800.000 fra Arbeidsmarkedsetaten
2. Begrunnelse
2.1. Bakgrunn
Landets universiteter forvalter store mengder kunnskap og informasjon om samfunn,
kultur og miljø gjennom tidene. Ikke minst har universitetenes museer spilt
en viktig rolle i oppbygging og spredning av denne kunnskapen. Det er ikke tilfeldig
at museene var utgangspunkt for dannelsen av høyere læresteder og
universiteter i Norge.
Et helt nødvendig grunnlag for kunnskapsproduksjonen er de kultur- og
naturhistoriske samlingene, som er bygd opp med en enorm ressursinnsats og som
dokumenterer vår kultur- og naturarv i et langt tidsperspektiv. Omfanget
og organiseringen av disse samlingene gjør dem imidlertid vanskelig tilgjengelig
for forskning og undervisning, forvaltning og allmennhet. For å kunne høste
fruktene av det store arbeidet som er lagt ned i å skape samlingene, er
det nødvendig å bedre tilgjengeligheten til informasjonen. Moderne
IT-baserte metoder vil gjøre dette dette mulig.
Gjennom Det nasjonale dokumentasjonsprosjektet (se vedlegg 8.4) er det tatt
et krafttak for å sikre sentrale kulturhistoriske samlinger ved universitetene,
og å lette tilgjengeligheten til dem. Prosjektet har fokusert spesielt på
tekstlig materiale innen språk og historie, men har også bygd opp
databaser over arkeologisk gjenstandsmateriale. Det er imidlertid klart at det
gjenstår mye arbeid for å få etablert komplette forsknings og
forvaltningsdatabaser for hele det kulturhistoriske gjenstandsmaterialet ved universitetsmuseene.
I 1994 startet universitetene i fellesskap forprosjektet Universitetsmuseenes
naturhistoriske dokumentasjonsprosjekt (UNADOK, se vedlegg. 8.3), med sikte på
å ivareta de naturhistoriske samlingene på samme måte som Dokumentasjonsprosjektet
har arbeidet med kulturhistorisk materiale. Samlingene omfatter både gjenstander
og tekst. Forprosjektet har avdekket et stort behov for sikring og organisering
ved hjelp av IT-baserte metoder, og det er ønskelig å gå videre
med et prosjekt i full skala.
2.2. Visjon
Samlinger og kilder som kaster lys over vår kultur- og naturarv, finnes
spredt i mange institusjoner og er organisert på forskjellig vis. De representerer
hver for seg brokker av en historisk virkelighet. Vår kunnskap om denne
virkeligheten kan imidlertid ikke deles opp på samme måte. Vi trenger
å samle og sammenligne mest mulig relevant informasjon om et gitt emne,
uansett hvor denne informasjonen befinner seg. Ikke minst behøver vi i
større grad å se kultur og natur i sammenheng for å kunne tolke
og forstå virkeligheten.
Visjonen for dokumentasjonsarbeidet er å utvikle IT-baserte systemer
som gir brukerne en samlet og rasjonell tilgang til informasjon om vår kultur-
og naturarv. Ved hjelp av felles grensesnitt og tverrfaglige koblinger av data
vil det være mulig å skape helt nye kunnskapskombinasjoner og ny innsikt.
IT-tilgjengelighet til samlingene betyr at både studenter, forskere,
skoleverket, forvaltningen og allmennheten gis tilgang til samlinger på
en helt annen måte enn tidligere. I praksis vil det ikke lenger bety så
mye om en samling befinner seg i Oslo eller i Bergen - samlingene blir i større
grad enn før en felles norsk ressurs. En slik desentralisering er også
et viktig fremskritt i forhold til ambisjonene om et godt fungerende «Norgesnett».
2.3. Målsetting og prosjektidé
Hovedmålet for Museumsprosjektet er å gi en samlet og rasjonell
tilgang til informasjon i universitetsmuseene. Med informasjon forstår vi
både gjenstands- og tekstbasert materiale i form av samlinger, arkiv og
annen dokumentasjon. Prosjektet retter seg mot både naturhistorisk og kulturhistorisk
materiale.
Viktige delmål for Museumsprosjektet er å:
- gjennomføre dataregistrering av arkiv og samlinger
- lage rasjonelle rutiner for samlinger og arkiver
- skape optimal tilgjengelighet for forskere, forvaltning og allmennhet
- samordne datarepresentasjon og grensesnitt
- utvikle metoder for håndtering av ny informasjon
Sluttresultatet vil være et informasjonssystem der de enkelte samlingene
/ arkivene inngår som selvstendige moduler. I tillegg skal det utvikles
separate datasystemer som kan benyttes i forbindelse med egen forsknings- og undervisningsvirksomhet
og ved innsamling av nye data. Det vil legges vekt på at totalsystemet skal
kunne brukes av institusjoner og personer utenfor de enkelte fagmiljøene.
Tilgangen til dataene må likevel kunne reguleres slik at etiske forhold,
sikkerheten i museene, økonomiske interesser, opphavs-rettigheter og personvern
ivaretas.
Den bærende prosjektideen er å bygge videre på den erfaring
og kompetanse som er skapt gjennom Dokumentasjonsprosjektet, som avsluttes i 1997.
Store deler av registreringsapparatet, organisasjons- og administrasjonssystemene,
de tekniske løsningene og utviklingsarbeidet vil med fordel kunne videreføres
i Museumsprosjektet. Å bygge videre på det som er etablert i Dokumentasjonsprosjektet
og UNADOK vil være rasjonelt og effektivt, og vil dessuten skape grunnlag
for synergieffekter i tråd med den visjonen som er trukket opp ovenfor.
Museumsprosjektets målsettinger samsvarer med Velure-utvalgets hovedsiktemål
for bruk av IT i museumssammenheng. Kulturdepartementet foreslår i sin oppfølgingsplan
("Skape, bevare, formidle") til Velure-rapporten å gjøre
det såkalte PRIMUS-prosjektet (IT-utvikling i sentrale kulturmuseer) til
et permanent kompetansesenter lagt til Norsk Folkemuseum. Gjennom Dokumentasjonsprosjektet
er det allerede i dag et nært samarbeid med Norsk Folkemuseum og PRIMUS-prosjektet.
I Museumsprosjektet vil en videreutvikle dette samarbeidet. Det vil være
naturlig å søke samarbeid med Kulturdepartementet for å sikre
samordnede systemer ved universitetsmuseene og Stavanger arkeologiske museum,
slik også Velure-utvalget anbefaler. Det vil også være naturlig
å videreutvikle samarbeidet med Riksantikvaren og Miljøverndepartementet
for å samorden IT-systemene innen kulturminne- og miljøforvaltningen.
3. Universitetsmuseenes rolle i informasjonsforvaltningen
Universitetsmuseene representerer landets viktigste informasjonsbanker og
forskningsmiljøer med tilhørende gjenstandssamlinger innen sine
respektive fag. I de siste tiår har det vært en økende etablering
av alternative forskningsmiljøer og også gjenstandsamlinger. Det
kan her pekes på Norsk institutt for naturforskning (NINA) og Norsk institutt
for kulturminneforskning (NIKU) på forsknings og utredningssiden. På
gjenstandssiden er de store oljeselskapenes prøvesamlinger et delvis alternativ
til samlingene ved de geologiske museene. Denne utviklingen skaper tilsynelatende
konkurranseforhold om ressurser mellom private foretak og (offentlige) stiftelser
på den ene siden og de tradisjonelle universitetstilknyttede forskningsmiljøene
på den andre. Samtidig med denne utviklingen stiller forvaltningen nye krav
til universitetsmuseene om tilgang til referanseinformasjon om gjenstandssamlingene
og feltregistre begrunnet i nytt lovverk (for eksempel Kulturminneloven), internasjonale
bestemmelser (for eksempel Rio-konferansens krav om miljødatabaser) og
for bruk i undervisningssektoren.
BÂde forskning og undervisning (på alle nivåer i samfunnet)
har alltid vært store leverandører av materiale til universitetsmuseene.
IT-baserte informasjonssystemer som gir stor tilgjengelighet og mulighet for tverrfaglige
søk gjør at samlingene vil kunne benyttes til nye analyser med nye
metoder og kanskje helt nye problemstillinger. Bruken av samlingene innen undervisning,
spesielt mot hovedfags- og doktorgradsniv er ¯kende. Kravene til effektiv
studietid p disse nivÂene gj¯r god utnyttelse av museale samlinger
høyaktuelle.
Bruken av samlingene i undervisning i grunn- og videregående skole har
også et stort potensiale. I Velure-utvalgets museumsinnstilling (kap. 15.1.7)
heter det at: ìI den sentrale planlegginga av bruk av IT b¯r ein tenkja
p  stimulera tiltak som p ein kreativ mÂte tek i bruk
IT for  knyta museum tettare opp mot skuleverket og som gjer det lettare
for verda utanfor musea  tileigna seg informasjon og kunnskap i musea.î
Museumsprosjektet møter denne anbefalingen og legger et fundament for å
gjøre samlingene tilgjengelig for skoleverk og allmennheten.
For å opprettholde sin posisjon som landets fremste gjenstandsbaserte
forskningsmiljøer og informasjonsbanker er det nødvendig for universitetsmuseene
å revitalisere sine samlinger. Som et ledd i denne prosessen er det nødvendig
å innføre IT-baserte metoder på alle plan i museene, det vil
si innen gjenstandsforvaltning, feltarbeid, forskning og formidling. En innføring
av IT-baserte metoder forutsetter en svært arbeidskrevende gjennomgang og
konvertering av eksisterende arkiver til elektroniske form.
4. Ressursbehov
Det er identifisert et konverteringsbehov på i alt 610 årsverk
ufaglært registrering og 130 årsverk faglært oppfølging
og kvalitetskontontroll.
Tabellene nedenfor gir en kort oversikt over dette ressursbehovet fordelt på
de ulike museene/museumsavdelingene. Fordelingen mellom de ulike enhetene vil
imidlertid vurderes fortløpende etterhvert som man får erfaring med
konvertering av de ulike materialene.
Arkeologi/etnografi/ kulturhistorie
|
1998 - 2002
|
|
|
|
|
|
|
Registrerings- årsverk
|
Fagkonsulent- årsverk
|
|
Bergen
|
|
|
|
Bergen museum
|
56
|
12
|
|
Oslo
|
|
|
|
Oldsaksamlingen
|
56
|
12
|
|
Etnografisk museum
|
23
|
4
|
|
Trondheim
|
|
|
|
Vitenskapsmusset
|
62
|
15
|
|
Tromsø
|
|
|
|
Tromsø museum
|
35
|
8
|
|
Sum
|
232
|
51
|
|
|
|
|
|
Ressursbehov for konvertering av kulturhistorisk materiale
|
|
|
|
|
Naturhistorie
|
1998 - 2002
|
|
|
|
|
|
|
Registrerings- årsverk
|
Fagkonsulent- årsverk
|
|
Bergen
|
|
|
|
Botanikk
|
29,0
|
5
|
|
Geologi
|
11,3
|
2
|
|
Zoologi
|
73,5
|
15
|
|
Oslo
|
|
|
|
Botanikk
|
97,1
|
22
|
|
Mineral-geologi
|
15,7
|
5
|
|
Paleontologi
|
24,0
|
5
|
|
Zoologi
|
35,5
|
7
|
|
Tromsø
|
|
|
|
Botanikk
|
14,7
|
3
|
|
Geologi
|
3,3
|
1
|
|
Zoologi
|
8,0
|
2
|
|
Trondheim
|
|
|
|
Botanikk
|
29,0
|
5
|
|
Zoologi
|
36,4
|
7
|
|
Sum
|
376
|
79
|
|
|
|
|
|
Ressursbehov for konvertering av naturhistorisk materiale
|
For de kulturhistoriske museene er det realistisk å kunne foreta en fullstendig
ferdigstilling av et IT-basert museumssystem i løpet av 5 års-perioden.
For de naturhistoriske museene er totalbehovet større enn i tabellen
over. Man har derfor valgt å dele det naturhistoriske prosjektet i to. Fase
2 er ikke inkludert i Museumsprosjektet slik det søkes om her, og man har
heller ikke vurdert tidsperioden nærmere. Omfanget er imidlertid beskrevet
i vedlegg 8.1.2 og 8.3.
Materialet som ikke er tatt med i denne søknaden har delvis lavere prioritet,
delvis krever det faglig forberedelsesarbeid i form av magasinrevisjon før
konvertering, noe som ligger utenfor rammene til dette prosjektet. Utvalget som
er foretatt for perioden 1998 - 2002 er materiale som ligger klart til konvertering,
og dette er både tilstrekkelig og sentralt nok til å få etablert
IT-baserte informasjonssystemer for de naturhistoriske museene. Senere konvertert
materiale vil innlastes i de allerede etablerte IT-systemene.
I tillegg til registreringsressursene kommer systemutvikling og administrasjon.
Systemutviklingsarbeidet og det løpende behovet for registreringsapplikasjoner
og annen IT-støtte er satt til 25 årsverk eller 5 årsverk pr
år. Prosjektets ledelse og administrasjon/konverteringsstøtte er
satt til 22,5 årsverk eller 4, 5 årsverk pr. år.
5. Organisering
5.1. Registrering og kvalitetssikring
Museumsprosjektets omfang er planlagt til 610 årsverk registrering og
130 årsverk fagkonsulenter til instruksjon, oppfølging og kvalitetskontroll
av registreringsarbeidet. Registreringsarbeidet er som i Dokumentasjonsprosjektet
og i UNADOK planlagt finansiert hovedsakelig gjennom bruk av ulike omstillings-
og sysselsettingstiltak. Kvalitetskontrollarbeidet vil bli utført av fagkonsulenter
med kompetanse innen de enkelte fagområdene. Man vil satse på en liten
kjerne av langtidsengasjerte til dette arbeidet, som vil sikre en forsvarlig faglig
kompetanse, supplert med deltidsansatte studenter. På denne måten
får studenter opplæring og praksis i datamaskinelle metoder i sitt
fag og det sikres en god rekruttering til engasjementene.
Det er i dag ikke sikkert hvorledes behov for omstilling innen staten og arbeidsledigheten
vil utvikle seg i perioden 1998-2002, men det synes likevel relativt sannsynlig
at arbeidsledigheten i avgrensede områder og for enkelte grupper vil holde
seg høy.
Siden 1990 har universitetene gjennomført registreringsarbeid ved bruk
av arbeidsmarkedsetatens sysselsettingstiltak. Bevilgninger fra Næringsdepartementet,
Kommunal- og arbeidsdepartementet, fylkene og kommunene har dekket kostnader ved
etablering av registreringssentralene og -gruppene.
Sentraler er etablert i regioner med omstillingsbehov: Indre Salten, Narvik, Sør-Varanger
og Mo i Rana (AMO-tiltaket «Omstilling gjennom målrettet utdanning»).
Arbeidsformidlingen ved sentralene har vært svært tilfredsstillende.
Opplæringstilbud basert på formell kompetanse har bidratt til kompetanseheving
av arbeidsledige og ansatte i næringslivet i regionene. Sentralene har formidlet
kurs arrangert av lokale ressurssentre og institusjoner innenfor Norgesnettet,
ved bruk av desentralisert undervisning og fjernundervisning. Fylkesarbeidskontorene
i Nordland og Finnmark bekrefter at de ønsker en videreføring av
dette prosjektet som et viktig verktøy i omstillingsarbeidet i regionene.
Universitetene vil fortsette med å stå ansvarlig for opplæring
av arbeidssøkende, som vil inkludere registreringsarbeidet som en praksisdel
av kurs i informasjonsteknologi.
Dokumentasjonsprosjektet og UNADOK har også brukt ulike sysselsettingstiltak
på Østlandet til konverteringsarbeidet. I dag brukes i hovedsak personer
som er yrkeshemmet eller på attføring og langtidsledige kvinner med
lite utdanning i aldersgruppen 40 - 64 år. Dette er grupper som vil ha behov
for sysselsettingstiltak selv om arbeidsledigheten vil gå ytterligere ned.
Dokumentasjonsprosjektet har i tillegg samarbeidet med Administrasjonsdepartementet
om muligheten av å kombinere registreringsvirksomheten med omstillingstilltak
for overtallige i staten.
UNADOK har blant annet sysselsatt langtidsledige med fremmedkulturell bakgrunn
og relevant utdanning og på denne måten bidratt til å skaffe
denne gruppen relevant praksis i Norge.
I Museumsprosjektet vil det være naturlig å fortsette denne tilknytningen
til prioriterte innsatsområder innen sysselsettingen og til omstilling av
overtallige i statlig virksomhet. Det er en viktig faktor at en får sammenhengende
overgang fra Dokumentasjonsprosjektet og UNADOK til Museumsprosjektet slik at
en får muligheten til en kontinuerlig utvikling av registreringstiltak tilpasset
Arbeidsetatens behov. På denne måten kan en sikre tilgangen på
arbeidskraft til registreringen.
For 1998 og 1999 er det bekreftet bevilgninger fra Arbeidsmarkedsetaten for
mer enn 120 årsverk på tiltak. Det har ikke vært vanlig å
gi bevilgninger utover to år, men man har løpende kontakt med Kommunal-
og arbeidsdepartementet om bruk av sysselsettingstiltak til konverteringsprosjekter
og det vil arbeides med å sikre videre ressurser i tiden fremover.
5.2. Ledelse og styring
Dokumentasjonsprosjektets organisasjonsstruktur har fungert svært godt.
Et museumsprosjekt bør derfor organiseres på en tilsvarende måte.
Hovedtrekkene i en slik organisasjonsmodell er at ett av universitetene delegeres
ansvaret som oppdragsgiver for prosjektet. Prosjektet organiseres så med
en styringsgruppe med representanter fra de enkelte universitetene supplert med
representanter fra KUF og Arbeidsdirektoratet. En slik bredt sammensatt styringsgruppe
vil sikre at de organer som vil måtte stå for hovedfinansieringen
av prosjektet er sikret innsyn og medbestemmelse i prosjektarbeidet.
Det daglige ledelsen av prosjektet vil bestå av en faglig leder og en
administrativ leder med bestyrer/kontorsjef-paret som modell. Den administrative
lederen har ansvaret for organisering av innskrivingsvirksomheten. Den faglige
lederen har ansvaret for utviklingen av IT-systemene og for at konverteringsmetodene
er faglig forsvarlige. Det bør i tillegg være to delprosjekt-koordineringsfunksjoner,
en for de naturhistoriske delprosjektene og en for de arkeologiske, kulturhistoriske
og etnografiske delprosjektene. Dette vil også skape en fleksibel og modulær
organisasjon der en kan føye til nye grupper av selvfinansierte delprosjekt
f.eks. innen mer språkorientert humaniora.
For en detaljert beskrivelse av Museumsprosjektets styringsstruktur vises det
til det vedlagte utkast til prosjektdirektiv (se vedlegg 8.2).
5.3. Koblingen til UNADOK og Dokumentasjonsprosjektet
På den naturhistoriske siden har UNADOK fungert i flere år og skaffet
erfaring i elektronisk registreringsarbeid ved de ulike naturhistoriske museene.
Prosjektet har bygd opp flere databaser i eksisterende enklere databasesystemer,
som allerede er i bruk i noen av fagmiljøene. Prosjektet har imidlertid
hatt karakter av et forprosjekt og det har ikke vært avsatt midler til metode-
og databaseutvikling.
Den store konverteringsaktiviteten i Dokumentasjonsprosjektet vil opphøre
ved utgangen av 1997. Det museumsrettede arbeidet i Dokumentasjonsprosjektet har
vært konsentrert rundt etablering av elektroniske dokumentarkiver, hovedkatalog
for gjenstandssamlingene samt digitale fotoarkiver. Det har videre vært
nedlagt betydelig arbeid i presentasjon og formidling gjennom bruk av tekst, lyd,
bilder og kart. Det har også vært arbeidet mye med GIS og landmåling.
Svært få, om noen, av enhetene som deltok i Dokumentasjonsprosjektet,
har den tilstrekkelige kompetansen til å drive og videreutvikle systemene
selv. Det er derfor behov for en enhet som kan ta på seg ansvaret for dette.
Det trengs personale med god innsikt i de enkelte fagområdene og i bruk
av IT-baserte metoder i disse. I løpet av 1997 vil det derfor bli etablert
en etterorganisasjon som vil være operativ fra 1998. Driftskostnadene forbundet
med arbeidsoppgavene i Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon er forutsatt
finansiert separat og ikke som en del av det nye museumsprosjektet.
Etterorganisasjonen vil ha funksjonene:
- Landsomfattende koordinering av IT-standarder og metodeutvikling
- Metodeutvikling og vedlikehold
- Administrasjon av IT-drift
Etterorganisasjonen vil være en nettverksorganisasjon med en liten sentral
enhet lagt til Universitetet i Oslo i tilknytning til det humanistiske informatikkmiljøet
ved HF-fakultetet. Med denne enheten håper man å sikre et minimum
av videreføring av den ekspertisen som er bygd opp og som det ellers vil
være svært vanskelig å oppdrive i dagens arbeidmarked. Andre
knutepunkter vil være Humanistisk informasjonssenter ved Universitetet i
Bergen og Registreringssentralen for historiske data ved Universitetet i Tromsø.
Dermed oppnår man å integrere kompetansen og det videre arbeidet med
datasystemene med undervisningsmiljøene innen humanistisk informatikk ved
universitetene. På denne måten kan den opparbeidede kompetansen i
forbindelse med Dokumentasjonsprosjektet, bidra til å sikre utdanningen
av samlings- og museumspersonale i fremtiden. Selve den tekniske driften av databasene
er tenkt satt bort til et edb-senter f.eks. USIT ved Universitetet i Oslo.
I det nye museumsprosjetet vil det være et akutt behov for den typen
kompetanse som er bygd opp i de tidligere prosjektene. Man vil derfor knytte Dokumentasjonsprosjektets
etterorganisasjon til den nye Museumsorganisasjonen. Det er planlagt gjort ved
at IT-personalet i etterorganisasjonen (2 heltidsstillinger) går inn som
en del av museumsprosjektets IT-gruppe og ved at de landsdekkende koordineringsfunksjonene
legges til Museumsprosjektets ledelse. På denne måten oppnår
man en kontinuitet innen det IT-faglige, samtidig som det eksisterer en drifts/etterorganisajson
allerede fra prosjektstart.
I Dokumentasjonsprosjektet er det investert i IT-utstyr som også vil
kunne overføres, blant annet maskinparken og kostbart skannerutstyr til
bruk i registreringsarbeidet. Dette vil bety store budsjettmessige innsparinger
for Museumsprosjektet.
Museumsprosjektet vil også høste av erfaringene som er gjort innen
prosjekt- og konverteringsorganisering, med hva som er praktiske og effektive
arbeidsmetoder, om veiledningsbehovet når det benyttes ufaglært arbeidskraft,
tidsbruk på de ulike arkivtypene, håndtering av store datamengder
og om effektiv organisering av store, tverrfaglige prosjekter.
5.4 Egenfinansierte delprosjekter
Museumsprosjektet sikrer etableringen av IT-baserte systemer innen de kultur-
og naturhistoriske museene. Organisasjonen vil inneha konverteringskompetanse
og erfaringer med IT-baserte metoder innen humaniora og naturvitenskapene bygd
opp gjennom Dokumentasjonsprosjektet og UNADOK.
For å nyttiggjøre disse erfaringene i bredest mulig omfang vil
man åpne for deltakelse fra andre universitetsenheter som ikke er med i
Museumsprosjektet, samt for eksterne enheter med relevant materiale.
Både for universitetsinterne og -eksterne enheter forutsettes det at disse
har egen finansiering som overføres Museumsprosjektet. Egenfinansieringen
vil måtte dekke systemutvikling, konverteringsassistanse, lønnskostnader
til faglig kvalitetskontroll og oppfølging av innskriverne og egenandel
for konverteringsenhetene. Museumsprosjektet vil i de enkelte tilfellene beregne
kostnadene for konvertering av de aktuelle arkivene/samlingene.
Det er allerede under etablering et samarbeid om registrering av samisk materiale
mellom Universitetet i Tromsø, samiske arkiver og lokale myndigheter i
Indre Finnmark. Dokumentasjonsprosjektet har hatt samtaler med Riksarkivaren om
samarbeidsprosjekter innen IT og konvertering. Det vil også kunne være
aktuelt med et samarbeid med Kulturdepartementet og Milj¯verndepartementet
slik det skisseres i Velure-utvalgets museumsinnstilling (NOU 1997 7, kap. 15.1.7).
6. Tidsplan
Museumsprosjektet er planlagt som et 5-årig prosjekt.
Prosjektet er delt opp i 12 naturhistoriske og 8 kulturhistoriske delprosjekt.
De enkelte delprosjektene består igjen av flere velavgrensede moduler. Dette
gjør gjennomføringen av prosjektet svært fleksibel. Gjennom
UNADOK og Dokumentasjonsprosjektet er det for de fleste av de aktuelle fagområdene
innhentet grundig erfaring med konvertering til elektronisk form. For den naturhistoriske
siden er det allerede i dag aktivitet på stort sett alle de 12 museumsavdelingene.
Det er likevel lite gunstig å etablere 20 delprosjekter på en gang:
Det planlegges derfor med en innkjøringseriode på ett år for
naturhistorie. I år 2 av prosjektet vil de resterende delprosjektene starte.
En tilsvarende oppdeling er planlagt for de kulturhistoriske delprosjektene. Gjennomføringen
av de enkelte delprosjektene og de interne modulene i disse, vil likevel måtte
kunne justeres etter tilgang på egnet registreringspersonell.
Systemutviklingen vil bestå av 5 deler: registreringsapplikasjoner, museumssystem
for arkeologi, etnografi og kulturhistorie (kalt kulturhistorie under), feltsystemer
for arkeologi, museumssystemer og feltsystemer for naturhistorie. I løpet
av prosjektets 4 første år skal det utvikles fullverdige IT-systemer
for universitetsmuseene. Arbeidet med systemene for de arkeologiske museene er
kommet svært langt gjennom Dokumentasjonsprosjektet. Man ser det derfor
som hensiktsmessig å ferdigstille disse først. Dette er planlagt
gjort i løpet av 2 år. I de to påfølgende år utvikles
det så museumssystemer for de naturhistoriske museene og feltapplikasjoner
for alle områdene. Museumssystemene for de naturhistoriske museene vil være
bygd over samme lest som for de arkeologiske, men med visse justeringer. De nevnte
feltapplikasjonene er nødvendige for å unngå gjennoppbygging
av papirbaserte arkiver.
I løpet av prosjektets 4 første år vil systemutviklingen
være fullført og man vil gå over i en driftsfase, mens konverteringsarbeidet
vil forsette også det siste året av prosjektet. En fase 2 av prosjektet
vil i hovedsak dreie seg om innlasting i de allerede utviklede databasene og vil
være et rent registreringsprosjekt for de naturhistoriske museene.
Tidsplan
|
Naturhistorie
|
Kulturhistorie
|
Systemarbeid
|
1998
|
Oppstart 4 delprosjekter innen zoologi, botanikk, geologi og paleontologi
|
Oppstart 5 delprosjekter de arkeologiske museene og Etnografisk museum
|
Tilpassing og utvikling av registreringsapplikasjoner, oppstart implementering
av museumssystem for arkeologi
|
|
|
|
|
1999
|
Oppstart 8 delprosjekter innen zoologi, botanikk, geologi og paleontologi
|
Fortsette arbeidet med igangsatte delprosjekter
|
Videreutvikling og tilpassing av registreringsapplikasjoner, ferdigstillelse
av museums-system for arkeologi
|
2000
|
Avslutte 4 delprosjekter. Fortsette arbeidet på 8 delprosjekter.
|
Oppstart 3 delprosjekter. Avslutning 3 del-prosjekter
|
Utvikling av feltapplika-sjoner for arkeologi, oppstart implementering av museumssystem
for natur-historie
|
2001
|
Fortsette arbeidet med igangsatte delprosjekter, 8 i alt.
|
Fortsette arbeidet med igangsatte delprosjekter, 5 i alt
|
Utvikling av feltapplika- sjoner for naturhistorie, ferdigstillelse av museums-system
for naturhistorie
|
2002
|
Avslutte resten av delprosjektene, 8 i alt
|
Avslutte resten av delprosjektene, 5 i alt
|
Driftsfase
|
7. Kostnader
Kostnadene i forbindelse med Museumsprosjektets virksomhet faller i fire kategorier:
interne prosjektkostnader og IT-arbeid, kostnader forbundet med kvalitetskontroll
og oppfølging av registreringsarbeidet, ytelser til innskrivere på
tiltak samt andre kostnader (kurs, opplæring) knyttet til registreringssentralenes
virksomhet som kompetansegivende sysselsettingstiltak.
Budsjett 7.1. er en spesifikasjon av de prosjektinterne kostnadene: prosjektadministrasjon,
systemutvikling, kvalitetssikring og oppfølging samt utgifter til konverteringsorganisasjonen.
Disse utgiftene forutsettes finansiert av KUF og gjennom egenandeler fra de fire
universitetene.
Budsjett 7.2 viser en totaloversikt over prosjektets kostnader og forutsatte
bevilgninger og inkluderer Arbeidsmarkedsetatens andel, som er kostnader i forbindelse
med sysselsettingstiltakene og de ulike ytelsene til innskrivere på tiltak.
Budsjettet er basert på de bevilgningene som er bekreftet for 1998.
7.1. Prosjektinternt budjsett
|
|
1998-2002
|
UTGIFTER:
|
|
pr. år
|
|
|
|
Prosjektadministrasjon
|
Ledelse (2 årsverk)
|
700 000
|
|
Administrasjon (2,5 årsverk)
|
600 000
|
|
Kontor / informasjon / reiser
|
1 500 000
|
|
Sum:
|
2 800 000
|
|
|
|
Systemutvikling
|
Systemutviklere (5 årsverk)
|
1 500 000
|
|
Utstyr / drift
|
1 050 000
|
|
Sum:
|
2 550 000
|
|
|
|
Kvalitetssikring
|
Fagkonsulenter (26 årsverk)
|
6 760 000
|
|
Utstyr / reiser
|
600 000
|
|
Sum:
|
7 360 000
|
|
|
|
Registrering
|
Egenandel sysselsettingstiltak
|
2 060 000
|
|
Opplæring / reiser
|
230 000
|
|
Sum:
|
2 290 000
|
|
|
|
Sum prosjektutgifter
|
|
15 000 000
|
|
|
|
|
|
|
INNTEKTER:
|
|
|
|
|
|
KUF
|
|
10 000 000
|
Universitetene
|
|
5 000 000
|
|
|
|
Sum prosjekinntekter
|
|
15 000 000
|
|
|
|
7.2 Totalbudsjett
UTGIFTER
|
1998
|
|
INNTEKTER
|
1998
|
|
|
|
|
|
Prosjektadministrasjon
|
|
|
KUF
|
10 000 000
|
lønn og godtgjørelser
|
1 300 000
|
|
Universitetene
|
5 000 000
|
varer og tjenester
|
1 500 000
|
|
Arbeidsmarkedsetaten
|
9 090 000
|
sum prosjektadministrasjon
|
2 800 000
|
|
Sum prosjektinntekter
|
24 090 000
|
|
|
|
|
|
Systemutvikling
|
|
|
Arbeidsmarkedsetaten:
|
|
lønn og godtgjørelser
|
1 500 000
|
|
Bevilgninger lønn
|
15 720 000
|
varer og tjenester
|
1 050 000
|
|
arb.søkende
|
|
sum systemutvikling
|
2 550 000
|
|
|
|
|
|
|
TOTALE INNTEKTER
|
39 810 000
|
Kvalitetssikring
|
|
|
|
|
lønn og godtgjørelser
|
6 760 000
|
|
|
|
varer og tjenester
|
600 000
|
|
|
|
sum kvalitetssikring
|
7 360 000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Registrering / tiltak
|
|
|
|
|
Drift og undervisning
|
11 380 000
|
|
|
|
sum opplæring arb.søkende
|
11 380 000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sum prosjektutgifter
|
24 090 000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lønn - arbeidssøkende
|
|
|
|
|
Dagpenger, kursstønad og
|
|
|
|
|
lønn tiltak mm
|
15 720 000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TOTALE UTGIFTER
|
39 810 000
|
|
|
|
8. Vedlegg
8.1. Beregnet
ressursbehov
8.1.1. Kulturhistorisk
materiale
8.1.2. Naturhistorisk
materiale
8.2. Utkast
til prosjektdirektiv
8.3. Presentasjon
av UNADOK
8.4. Presentasjon
av Dokumentasjonsprosjektet
|