Siden opprettelsen av Etnografisk museum i 1857 har oppdagelsesreisende, diplomater, sjømenn, misjonærer og andre bidratt med gjenstander fra alle verdenshjørner. Den første gjenstanden, en ”Sittende mandlig Figur af Bronce, med langt, smalt hageskjæg” fra ”Ægypten”, ble registrert i hovedkatalogen allerede i 1853. Etnografer og antropologer har på sin side bidratt med forskningsbaserte gjenstandssamlinger. Gjennom gaver, kjøp, salg og byttehandel har samlingen vokst slik at den i dag omfatter over 48.000 gjenstander, fra de mest kuriøse til de mest verdifulle. Her finnes fetisjer fra Kongo og likhåndklær fra India, Lumholtz Borneosamling og Amundsens netsiliksamling. De etnografiske gjenstandssamlingene forteller om eksisterende kulturer og samfunn som er annerledes enn vårt, og både tidligere tider og vår egen samtid er representert i samlingene.

Hovedkatalogen vokste seg etter hvert til 19 tykke bind og er i seg selv et klenodium som aldri har vært publisert. Den ligger imidlertid godt nedlåst i museet og er dermed vanskelig tilgjengelig for de ansatte på museet, forskere og andre interesserte. I tillegg til hovedkatalogen finnes det også i museet et seddelarkiv over gjenstandene og et fotoarkiv med fotografier av gjenstandene. Seddelarkivet inneholder en del informasjon som ikke er registrert i hovedkatalogen, og vise versa, for eksempel vakre tegninger av detaljer.

Som første universitetsdatabase i Norge, er etnografisk gjenstandsdatabase tilpasset CRM (Conseptual Reference Model). Det vil si en relasjonell tilpasning som letter arbeidet med å rekonstruere gjenstandenes ”livshistorier”, der gjenstandene knyttes til personer og aktiviteter i tid og rom. Katalogsedlene og hovedkatalogen er også skannet og lagret i et elektronisk arkiv som er koblet til relasjonsdatabasen. Fotoarkivet er skannet, lagt i en egen database og koblet til gjenstandsdatabasen. I tillegg skal spesialkataloger, tegninger og korrespondanse relatert til enkeltgjenstander og samlinger skannes og knyttes til de aktuelle gjenstandnumrene i databasen. På den måten vil brukeren få en så grundig dokumentasjon som mulig av gjenstandene.