Samarbeidsavtalen
Vedlegg 1

Tilbake til samarbeidsavtalen
Vedlegg 2 - Kostnadsoverslag/budsjett
Vedlegg 3 - Framdriftsplan

Prosjektdirektiv

Dette dokumentet er et vedlegg til universitetenes samarbeidsavtale om Universitetsmuseenes nasjonale databaseprosjekt. Dokumentet beskriver prosjektets organisasjon og regulerer arbeidet med å etablere en samordnet elektronisk tilgang til universitetsmuseenes samlinger for forskning, undervisning og formidling. Eventuelle endringer i prosjektdirektivet, skal godkjennes av oppdragsgiver og museumsledelsene. Dokumentet er delt i følgende avsnitt:

1. bakgrunn
2. mål
3. organisering og retningslinjer for prosjektarbeidet
4. økonomi
5. rapportering
6. bruk av data

1 Bakgrunn

Landets universiteter forvalter store mengder kunnskap og informasjon om samfunn, kultur, natur og miljø gjennom tidene. Ikke minst har universitetenes museer spilt en viktig rolle i oppbygging og spredning av denne kunnskapen. Det er ikke tilfeldig at museene var utgangspunkt for dannelsen av høyere læresteder og universiteter i Norge.

Omfanget og organiseringen av museenes samlinger gjør dem imidlertid vanskelig tilgjengelig for forskning og undervisning, forvaltning og allmennhet. For å opprettholde sin posisjon som landets fremste gjenstandsbaserte forskningsmiljøer og informasjonsbanker må universitetsmuseene revitalisere sine samlinger. Som et ledd i denne prosessen er det nødvendig å innføre IT-baserte metoder på alle plan i museene. Dette krever imidlertid en svært kostbar gjennomgang og konvertering av eksisterende arkiver til digital form, der det er behov for både egeninnsats og særskilte ressurser. I en del tilfeller vil etablering av databasene kreve en total magasinrevisjon.

Museumsprosjektet ble etablert våren 1998 som et nasjonalt samarbeidsprosjekt mellom universitetene i Norge. Den bærende prosjektideen er å bygge videre på den erfaring og kompetanse som er skapt gjennom tidligere databaseprosjekter: Dokumentasjonsprosjektet og UNADOK.

2 Mål

Museumsprosjektets overordnede mål er å sikre en samordnet elektronisk tilgang til universitetsmuseenes kultur- og naturhistoriske samlinger for forskning, undervisning og formidling. Dette skjer gjennom en koordinert og systematisk konvertering av informasjon til elektroniske databaser. I størst mulig utstrekning skal data også gjøres tilgjengelige for forvaltningen og allmennheten.

Ved prosjektets avslutning i 2005 skal vesentlige deler av universitetsmuseenes samlinger være registrert i nasjonalt søkbare databaser. Den biologiske databasen skal ha et omfang og en kvalitet som gjør at den kan danne grunnlag for en nasjonal artsdatabank. Universitetsmuseene skal ha tatt i bruk rasjonelle rutiner for dataregistrering og oppdatering av informasjon. En driftsorganisasjon som sikrer vedlikehold og videreutvikling av datasystemene skal være etablert før prosjektet avsluttes.

2.1. Delmål

2.1.1. Gjennomføre dataregistrering av arkiv og samlinger

Prosjektet vil koordinere en slik registrering og sørge for at fagmiljøene får samordnede systemer. Målt i arbeidsmengde er dette den største og mest omfattende delen av prosjektet. Totalt forvalter universitetsmuseene samlinger med ca 15 millioner objekter/gjenstander som skal gjennomgås og registreres inn i databasene. Arbeidet er godt i gang, men ved inngangen til år 2001 gjenstår det å registrere ca 80 % av samlingene.

Prioriteringer for arbeidet som gjenstår avgjør styret på grunnlag av utredninger i fagmiljøene. I denne prosessen vil en spesielt vektlegge at der er innsatsvilje i miljøene, uttrykt ved prioriteringer innen eksisterende rammer og forarbeid utført ved egne midler og at det er gjennomførlig å inkludere materialet i prosjektet.

2.1.2. Lage rasjonelle rutiner - utvikling av metoder for håndtering av ny informasjon

Prosjektet skal lage databaser med samlingsopplysningene og verktøy for at all framtidig innsamling skal registreres i de samme basene. For å unngå reetablering av manuelle arkiver er det svært viktig å utvikle metoder for datafangst og forvaltning av nytt materiale. Prosjektet skal i samarbeid med museene utvikle IKT-baserte metoder og systemer for håndtering av ny informasjon. Museene er ansvarlige for at metoder og systemer blir tatt i bruk i henhold til gjeldende lov- og regelverk i arbeidslivet.

2.1.3. Skape optimal tilgjengelighet for forskere, forvaltning og allmennhet

Prosjektet må sørge for at informasjonen i basene blir gjort tilgjengelig på enklest mulig måte for framtidige brukere. Presentasjonsform, veiledning og avregning må tilpasses ulike brukergrupper. Tilgangen av dataene må reguleres slik at etiske forhold, sikkerheten i museene, økonomiske og forskningsmessige interesser, opphavsretter og personvern ivaretas.

2.1.4. Lage samordnet datarepresentasjon og grensesnitt

Rasjonell tilgang til informasjon forutsetter en samordnet datapresentasjon og grensesnitt. Prosjektet skal definere standarder på bakgrunn av faglige hensyn, eksisterende praksis og etablerte registre. Videre vil prosjektet sørge for en kobling mellom ulike registre, både eksterne og interne.

3 Organisering og retningslinjer for prosjektarbeidet

3.1. Oppdragsgiver

Andre fase av Museumsprosjektet starter i juli 2001 og varer ut 2005. I denne fasen er universitetene ved de fire rektorene prosjektets oppdragsgiver.

3.2. Styre og ledelse

3.2.1. Styret

Styret er ansvarlig for at Museumsprosjektet gjennomføres innenfor rammen av den inngåtte avtale og de til enhver tid tilgjengelige ressurser.

Styret er ansvarlig overfor oppdragsgiver for prosjektet som helhet og har ansvar for organisering og gjennomføring av prosjektet. Som del av styringsstrukturen inngår en årlig felles styringsdialog med universitetsmuseenes ledelse. Denne dialogen er retningsgivende for arbeidet i prosjektet.

Både faglig og administrativ leder rapporterer til styret og deltar i styremøtene uten stemmerett. Administrativ leder er sekretær for styret.

3.2.2. Lokale arbeidsgrupper

Hver av universitetsrepresentantene i styret bør knytte til seg en lokal arbeidsgruppe. Disse arbeidsgruppene skal bistå universitetsrepresentanten med dennes oppgaver som blant annet omfatter:

• nødvendig koordinering av å fordele ressurser lokalt på det enkelte universitet
• drive frem utredninger for prosjekter som ennå ikke er igangsatt
• holde kontakten med den lokale universitetsledelsen.

3.2.3. Prosjektledelse

Den daglige driften av Museumsprosjektet ivaretas av den sentrale prosjektgruppen, som har arbeidssted ved Universitetet i Oslo. Prosjektgruppen skal ha en faglig leder med vitenskapelig kompetanse, minst på førstestillingsnivå. Den faglige lederen skal ha ansvar for den datatekniske delen av prosjektet. Økonomi- og personalforvaltningen samt organisering av registreringsvirksomheten i prosjektet skal ivaretas av en administrativ leder. Administrativ leder er sekretær for styret. Både faglig og administrativ leder rapporterer til styret og deltar i styremøtene uten stemmerett.

I prosjektledelsen skal det også være en koordinator for systemutviklergruppen som samordner det IKT-faglige arbeidet innen de ulike fagområdene.

3.2.3.1 Prosjektledelsenes myndighet

Museumsprosjektet er et svært omfattende prosjekt. Det er i dag ikke mulig å overskue alle problemer og hindringer som vil dukke opp i prosjektperioden. Prosjektledelsen har myndighet til å foreta mindre endringer som er nødvendige for den daglige drift. Endringer som har konsekvenser for prosjektets omfang og lengde, skal forelegges styret. Spesielt må definering og innlemmelse av nye delprosjekter på forhånd godkjennes av styret.

3.3 Delprosjektene

3.3.1. Delprosjekt og delprosjektansvarlige

Museumsprosjektet deles i et antall delprosjekt etter institusjoner og faggrenser. Universitetsmuseene oppnevner i samråd med prosjektleder en delprosjektansvarlig for sine respektive prosjekter. Den delprosjektansvarlige bør være en fast faglig tilsatt ved angjeldende enhet. Den delprosjektansvarlige har det emnespesifikke fagansvaret for delprosjektet og skal ha den daglige oppfølgingen/veiledningen av delprosjekt og fagkonsulent lokalt.

Til det enkelte delprosjekt skal det utarbeides et prosjektdirektiv som setter opp retningslinjene for gjennomføringen. Dette skal gjøres i samråd med museumsprosjektets ledelse. Et slikt prosjektdirektiv bør inneholde følgende punkter: Mål, oppgavebeskrivelse, omfang og tidsrammer, økonomiske forhold og betingelser, ansvarsforhold, rapportering, kvalitetssikring og endringshåndtering. Prosjektdirektivet skal godkjennes av styret.

Delprosjektansvarlig har følgende oppgaver:

• Ansvar for faglige løsninger og valg i konverteringsprosessen.
• Faglig veiledningsansvar for fagkonsulentene i delprosjektet.
• Kontaktperson for prosjektets ansatte inn i fagavdelingen, tilrettelegge arbeidsforholdene for fagkonsulentene i fagenhetene.
• I samarbeid med prosjektledelsen fordele tildelte fagkonsulentårsverk hvert år.
• Delta i rekrutteringsprosessen av fagkonsulenter.
• Ansvar for å skrive halvårs- og årsrapport for delprosjektet.
• Evt. utrede videre konverteringsprosjekter.

Den delprosjektansvarlige har rapporteringsansvar overfor prosjektledelsen og til direktør for egen enhet.

3.3.2. Fagkonsulentene

Fagkonsulentene har det daglige ansvaret for arbeidet med å konvertere samlingene til elektronisk form. Tilrettelegging av materiale, samt oppfølging og kvalitetssikring av arbeidet som utføres av innskriverne er hovedoppgavene i dette arbeidet.

Prosjektet skal sikres en fast stamme av fagkonsulenter som står i forhold til antall innskrivere. Forhåndstallet mellom fagkonsulenter og ufaglærte innskrivere vil variere sterkt fra fagområde til fagområde. For hvert enkelt delprosjekt bør det tilstrebes at minimum en fagkonsulent ansettes for en lengst mulig periode. Disse vil representere kontinuiteten i delprosjektet. Denne langtidsengasjerte kjernen bør suppleres av kortids- og deltidsengasjerte korrekturlesere.

Fagkonsulentene knyttes til fagavdelingene og delprosjektene gjennom det fagspesifikke ansvaret disse har i prosjektet. Fagkonsulentene skal i størst mulig grad integreres i fagmiljøene både gjennom faglig veiledning og gjennom romplassering. Det forutsettes at den enkelte avdeling/institusjon stiller nødvendig arbeidsplass til disposisjon.

Fagkonsulentene tilsettes enten av de respektive universitetsmuseene eller direkte i Museumsprosjektet og med museet som arbeidsplass. Tilsetting av fagkonsulentene skjer i samråd mellom museum og prosjektadministrasjon, og ut fra tilsettingsenhetens reglement. Fagkonsulentene som finansieres av Museumsprosjektet, anses som prosjektansatte uansett hvor de formelt er ansatt. Det vil si at Museumsprosjektets ledelse har instruksjonsmyndighet over fagkonsulentene. Er prosjektledelse og fagmiljø uenige skal prosjektledelsen få dette avklart før fagkonsulentene involveres. Fagkonsulentenes arbeidsoppgaver reguleres for øvrig av en egen arbeidsinstruks som vedtas av Styret.

3.4 Strategi for innskriving

Prosjektets store omfang nødvendiggjør bruk av ufaglært arbeidskraft til selve registreringsarbeidet. Tilrettelegging av materialet, instruksjon av innskriverne og annen oppfølging samt korrektur og kontroll av materialet forutsettes gjort av konsulenter med fagspesifikk kompetanse (fagkonsulenter). Med ufaglært arbeidskraft menes bruk av sysselsettingstiltak og arbeidskraft finansiert helt eller delvis av aetat.

3.5 Strategi for IKT-løsninger

Museumsprosjektets behov for systemutvikling er firedelt.

• Utvikle/skaffe programmer for registrering av dataene
• Utvikle verktøy slik at de enkelte avdelingene kan benytte de registrerte dataene i sitt arbeid
• Utvikle felles metoder for håndtering av ny informasjon
• Øke tilgjengeligheten ved at det lages et felles, samlet informasjonssystem for alle de deltakende avdelingene.

Ved avslutningen av første fase i Museumsprosjektet vil en ha ferdig første utgave av databasesystemer for botanikk, geologi, zoologi, arkeologi, etnografi og nyere kulturhistorie. Databasesystemene er basert på en eller flere felles nettbaserte databaser med aksess over nettet enten via spesiallagde applikasjoner eller et generelt WWW-basert grensesnitt.

Når disse systemene er tatt i bruk vil forvaltningen av objekt- og gjenstandssamlingene ved universitetsmuseene i stor grad være basert på data som ligger i databasene. Datasystemene vil danne grunnlag for et utstrakt forskningssamarbeid mellom museene og samarbeid om datainnsamling med eksterne aktører. Informasjonen i de naturhistoriske databasene vil med årene være med på å danne ryggraden for miljøinformasjon i Norge. Samlet vil universitetsmuseenes databaser være av stor viktighet for forskning, undervisning og (allmenn) formidling samt for samarbeid med forvaltning og andre eksterne partnere.

Informasjonen i de naturhistoriske databasene skal danne grunnlaget for en artsdatabank i Norge og gjennom dette samarbeidet vil De norske universitetsmuseene kunne være aktive deltakere i det nasjonale løftet etableringen av en slik nasjonal artsdatabank er, og stille sine samlinger til bruk for denne.

Ved prosjektets avslutning må det eksistere en organisasjon med tilstrekkelig kompetanse for det videre vedlikeholdet og utviklingen av databasene. Den fysiske plasseringen av databasene og tilhørende datamaskiner må avklares før prosjektslutt.

4 Økonomi

Museumsprosjektet finansieres gjennom eksterne bevilgninger og årlige bevilgninger fra universitetene. Universitetenes samlede egenandel er slik at Universitetet i Oslo bidrar med 3/9 og de øvrige universitetene med 2/9 hver. I tillegg skal universitetene finansiere utgiftene for sine styremedlemmer.

Dersom aktiviteten reduseres på et eller flere av universitetene bør det kunne diskuteres om størrelsen på egenandelene skal reduseres tilsvarende. Ønsker styret å heve egenandelene over dagens nivå er dette noe som må diskuteres og godkjennes av de respektive universiteter.

Styret vedtar prosjektets årlige budsjett på grunnlag av eksterne bevilgninger og universitetenes egenandeler.

Styret kan innlemme eksterne samarbeidpartnere i prosjektet under forutsetning av at disse stiller med egen finansiering og bidrar til felleskostnadene på tilsvarende måte som universitetsmuseene.

Årsregnskapet skal godkjennes av styret.

5 Rapportering

I hvert delprosjekt skal det utarbeides en halvårig rapport om fremdrift, status og vurdering av gjenstående arbeid. På basis av disse utarbeider prosjektarbeidsgruppen statusrapporter og annet informasjonsmateriell for hele prosjektet.

Styret avgir årlig rapport om prosjektets fremdrift og økonomi. Årsrapporten skal inneholde regnskap for forrige år, samt budsjett og planer for inneværende år.

Ved vesentlige avvik fra vedtatte planer eller budsjett i løpet av året, skal styret umiddelbart rapportere om dette.

Rapporteringen skjer til universitetene, universitetsmuseene og til eksterne samarbeidspartnere.

Universitetsmuseene vil fortløpende få referater fra styremøtene.

6 Bruk av data

Det datamaterialet som registreres gjennom Museumsprosjektet, skal være tilgjengelig for vitenskapelig bruk for alle de deltakende institusjonene på like fot. Graden av tilgang til data for eksterne brukere og allmennheten avgjøres av universitetsmuseene i samråd med styret.

Brukere av systemet skal få tilgang til den informasjon de ønsker på enklest mulig måte. Presentasjonsform, veiledning og avregning må tilpasses ulike brukergrupper. Tilgangen av dataene må reguleres slik at etiske forhold, sikkerheten i museene, økonomiske interesser, opphavsretter og personvern ivaretas.