Notat til Universitetsrådet
11.11.1999
1 Bakgrunn
1.1Opprinnelig prosjektidé og søknad
Ved inngangen til 1997 kom Dokumentasjonsprosjektet (1991-1997) med et forslag
til det daværende Fenstadutvalget om å foreta en IT-messig
oppgradering av både de naturhistoriske og kulturhistoriske
universitetsmuseene. Tanken var å videreføre
prosjektorganisasjonen til Dokumentasjonsprosjektet som i samarbeid med UNADOK
hadde opparbeidet seg erfaring og nødvendig kompetanse innen
området. De daværende dekanene Bjarne Hodne og Ingolf
Kanestrøm (henholdsvis HF-fakultetet og Mat.nat.-fak ved UiO) tok
initativet overfor universitetsledelsene. Våren 1997 ble det utarbeidet
en prosjektplan og søknad om et 5-årig nasjonalt Museumsprosjekt.
Prosjektplanen bygde direkte på planene for UNADOK og på
museumsdelen av en planlagt fase to av Dokumentasjonsprosjektet.
Hovedmålet for søknaden var å gi en samlet og rasjonell
tilgang til informasjon i universitetsmuseene. Med informasjon forstås
både gjenstands- og tekstbasert materiale i form av samlinger, arkiv og
annen dokumentasjon. Prosjektet skulle rette seg mot både naturhistorisk
og kulturhistorisk materiale, og de viktigste delmålene av prosjektplanen
ble formulert slik:
Den bærende prosjektidéen var å bygge videre på
den erfaring og kompetanse i denne typen arbeid, som ble skapt gjennom
Dokumentasjonsprosjektet og UNADOK. Store deler av registreringsapparatet,
organisasjons- og administrasjonssystemene, de tekniske løsningene og
utviklingsarbeidet som var skapt i Dokumentasjonsprosjektet ville kunne
videreføres i Museumsprosjektet.
Tidsrammer og kostnadsestimater for den opprinnelige søknaden
Tidsplan:
Fase 1 kulturhistorie og naturhistorie 1998-2002
Fase 2 naturhistorie 2003 - 2007
Finansiering:
KUF: kr 10 000 000 pr år
Universitetene kr 5 000 000 pr år
Arbeidsmarkedstiltak tilsvarende omlag 120 årsverk pr år (ca 25
millioner kr)
1.2 Museumsprosjektet slik det er realisert i dag
Det kom ikke svar fra KUF før i februar 1998 (se vedlegg 1), da KUF
ga en bevilgning på kr 5 000 000 for etablering av Museumsprosjektet i
1998 med en antydning om en videre, nedtrappende bevilgning for 1999 og 2000 (I
1999 ble det bevilget 4 000 000). Videre forutsatte brevet at institusjonene
selv forsatte aktiviteten på et 1998 nivå (kr. 5 000 000)
også etter at KUF hadde trappet ned sin ekstraordinære
støtte over treårsperioden.
KUFs svar kom noe uventet både med hensyn på tidspunkt og
størrelsen på bevilgningen. Det var opprinnelig søkt om kr
10 000 000 i fem år fra og med januar 1998. Man fant det derfor
nødvendig å ta opp om en i det hele tatt skulle ta i mot
bevilgningen da den som nevnt inneholdt en klart forutsetning for bevilgningen
om videre engasjement fra universitetene. En var også i tvil om hvorledes
styringsgruppen skulle forankres da Det nasjonale utvalget for
universitetsmuseene (NUUM) var besluttet nedlagt fra og med 1999. Brevet fra
KUF ble drøftet på et møte i Universitetsrådet i Roma
mars 1998 der alle var enige om å sette det i gang.
Universitetsrådet bestemte også våren 1998 at NUUM skulle
være permant. NUUM fikk i den forbindelse endret mandat slik at det kunne
formelt stå som oppdragsgiver for slike prosjekter. Saken ble så
drøftet på møter i NUUM (Tromsø og Bergen)
våren 1998 der en besluttet å opprette en styringsgruppe for
museumsprosjektet med vide fullmakter. NUUM oppnevnte en nasjonal
styringsgruppe for Museumsprosjektet (vedlegg 2). På styringsgruppens
første møte i juni 1998 ble det så vedtatt å lage en
3-årig prosjektplan (august 1998 - juli 2001).
For å gjennomføre prosjektet ble Dokumentasjonsprosjektets
etterorganisasjon, som er etablert ved HF, UiO, leid inn og gitt i oppdrag
å gjennomføre prosjektet i praksis. I løpet av andre
halvår av 1998 ble det så bygd opp en ny prosjektorganisasjon som
har felles faglig ledelse med Dokumentasjonsprosjektets etterorganisasjon, men
som ellers fungerer som en selvstendig enhet.
Dagens prosjektplaner forutsetter at den eksterne dataregistreringen
avsluttes ved utgangen av år 2000. IT-utvikling og faglig
avslutningsarbeid vil løpe første halvår 2001, samtidig som
det opprettes en etterorganisasjon som skal ta vare på og videreutvikle
databasene. Selve prosjektorganisasjonen avvikles så fullstendig sommeren
2001.
2. Hva vil en oppnå i løpet av det
nåværende prosjektet
Dersom prosjektet gjennomføres innenfor de gjeldende
økonomiske rammer vil en ved prosjektavslutning ha etablert
grunnleggende elektroniske informasjonssystemer for universitetsmuseene. En vil
altså ha etablert metoder for hvordan samlingene best kan bli ivaretatt
elektronisk, men størstedelen av de naturhistoriske samlingene vil ikke
være registrert.
For de kulturhistoriske museene vil en ha fått lagt inn stort sett
alle gjenstandsopplysninger, men det vil gjenstå topografiske arkiv og
fotosamlinger. For de naturhistoriske samlingene vil en ha fått
dataført omlag 15 % av gjenstandsopplysningene, men svært lite av
annen informasjon som funndagbøker, krysslister og fotosamlinger.
3 Hva vil en oppnå ved å følge
den opprinnelige prosjektplanen
Interne og eksterne behov for å etablere komplette museumsdatabaser
3.1 Bedre utnytting av samlingene
Etablering av vitenskapelige databaser over samlingene vil gjøre det
mulig å bruke disse til forskning i langt større grad enn
før og som grunnlag for undervisning fra grunnskolenivå til
universitet, i fjernundervisning og i etter- og videreutdanning.
I den senere tid har digitalisering av samlingene blitt ytterligere
aktualisert også for miljøer utenfor undervisnings- og
forskningssektoren. Informasjonen i samlingene behøves i
konsekvensutredninger og i arbeidet med kartlegging av biologisk mangfold
(Agenda 21). Under miljøkonferansen i Rio 1992 forpliktet Norge seg til
å ha full oversikt over biodiversiteten i sitt landområde. Det
haster med å få effektuert avtalen og museene har allerede nå
fått henvendelser fra kommuner som deltar i prøveprosjektet for
biologisk mangfold og som er avhengig av å få informasjon fra
museene for å kunne sette opp oversikter over det biologiske mangfoldet
lokalt. Siden samlingene er taksonomisk ordnet krever en uthenting av
informasjon for den enkelte kommune en gjennomgang av hele samlingen for
å finne aktuelle kollekter. Dette er tidkrevende og kostbart. En
etablering av de vitenskapelige databasene vil gjøre det mulig å
hente ut informasjon etter bl.a. lokalitetskriterier og å bruke
museumssamlingene direkte til å i konsekvensutredninger og i arbeidet med
kartlegging av biologisk mangfold.
3.2 En langtidsplan for oppgradering av samlingene
Skal altså universitetsmuseene fungere som gode forskningsinstitusjoner
og som informasjonsbanker for forvaltning og allmennhet, bør det settes
opp en langtidsplan (2001-2010) for en fullstendig oppgradering av samlingene,
der objektene med tilhørende informasjon sorteres og digitaliseres. I
tillegg må det lages arbeidsrutiner som sikrer at samlingstilveksten
fortløpende blir katalogisert og dataført slik at en unngår
ny opphoping av papirkataloger og uregistrert materiale. En oppgradering av
samlingene vil nødvendigvis også kreve tradisjonelt
konservatorarbeid og forbedring av magasinforholdene. Dette er ikke inkludert i
det nåværende Museumsprosjektet eller i skissen for
videreføring av prosjektet. I den vedlagte prosjektskissen er det lagt
vekt på systematisering av referanseinformasjonen for objektene i
samlingene. En slik systematisering er en nødvendig del av arbeidet for
å bedre magasinforholdene og databasene vil gjøre selve
magasinarbeidet svært mye lettere.
Museumsprosjektet har opparbeidet seg kompetanse og metoder for å
gjennomføre den helt nødvendige IT-baserte oppgraderingen av
universitetsmuseene. Aktiviteten i Museumsprosjektet slik det er i dag, er
imidlertid altfor liten til å fullføre disse oppgavene i
overskuelig fremtid. Derfor foreslås, som en del av en langtidsplan, at
Museumsprosjektet forlenges som prosjekt med 5 år, til og med år
2005. I løpet av prosjektperioden bør prosjektorganisasjonens
funksjoner gradvis overtas av en permanent mindre organisasjon med nasjonale
koordinerings- og utviklingsoppgaver.
Det meste av registreringsarbeidet bør fullføres i
prosjektperioden, men dataregistreringsoppgavene som gjenstår etter at
selve Museumsprosjektet er faset ut, kan enten legges midlertidig til denne
organisasjonen eller fordeles på de enkelte museene.
4. Ressursbruk
4.1 Ressursbehov og kostnadsrammer
En gjennomgang og dataregistrering av samlingene krever store ressurser og en
vil derfor være avhengig av midler og velvilje både fra museene
lokalt, universitetene sentralt og eksterne ressurser.
En totalregistrering av objektsamlingene ved de natur- og kulturhistoriske
universitetsmuseene vil kreve over 1000 årsverk. Ved å foreta en
noe mer grovmasket registrering, er det mulig å redusere arbeidsmengden
til omlag 770 årsverk. I tillegg kommer kvalitetskontroll,
programmerings- og administrasjonskostnader.
Trekker vi fra ressursene som allerede vil bli brukt i løpet av det
nåværene Museumsprosjektet sitter vi igjen med 650
registreringsårsverk med en kostnadsramme på ca 255 millioner
kroner. Kostnadsrammen har en variabel på ca 25 millioner kroner alt
etter tilgangen på arbeidsledige. Se vedlagte kostnadsoversikt.
Det presiseres at dette er prisen for å foreta en total gjennomgang og
digitalisering av alle samlingene. Det er selvsagt mulig å foreta en
prioritert registrering av de "viktigste" samlingene ved museene der
registreringsarbeidet kan modulariseres.
Det er dermed mulig å dele opp arbeidet i et større løft
som vil sikre en rask etablering av tilstrekkelig omfattende databaser for
å møte blant annet de eksterne behovene og en lengre periode med
noe intensivert registreringsarbeid i forhold til dagens nivå.
4.2 Finansiering
Prosjektet er for stort og omfattende til at en kan forvente at universitetene
vi klare et slikt løft innenfor egne rammer, selv om universitetene
må regne med egenandeler. Da nåværende prosjekt ble planlagt
baserte en seg på et omfattende samarbeid med arbeidsmarkedsetaten slik
forgjengerne UNADOK og Dokumentasjonsprosjektet hadde gjort. I UNADOK og
Dokumentasjonsprosjektet ble alt registreringsarbeidet utført av
arbeidsledige på ulike former for tiltak. På denne måten ble
store deler av virksomheten finansiert av arbeidsmarkedsetaten.
De siste to årene har imidlertid situasjonen på arbeidsmarkedet
endret seg radikalt, og bevilgningene til de forskjellige tiltakene er kraftig
redusert. Det vil derfor være vanskelig å basere seg kun på
arbeidsmarkedstiltak til å utføre registreringsarbeidet. I
kostnadsoversikten er det satt opp kostnadsdifferansen om prosjektet baserer
seg på arbeidsledige eller ikke, eller om en baserer seg på en
kombinasjon av innleid arbeidskraft og arbeidsmarkedstiltak. Det siste
alternativet, kombinasjonsalternativet, gir et realistisk bilde på hvor
mye arbeidsmarkedsetaten kan bidra med de kommende årene.
Arbeidsmarkedsetaten vil ut fra denne modellen bidra med ca 75 millioner
kroner, noe som gir en resterende prosjektkostnad på ca 177 millioner
kroner.
I tillegg til universitetenes egenadel og bidraget fra arbeidsmarkedsetaten
bør flere departementer kunne være med å finansiere
prosjektet i og med at flere departementer har forpliktelser i forhold til
Agenda 21, for eksempel Miljøverndepartementet og
Landbruksdepartementet. Også Direktoratet for naturforvaltning, NIJOS,
NINA og andre private forskningsstiftelser og ulike fylkeskommuner og kommuner
har vist interesse for prosjektet.
5. Behov for aktiv deltakelse av
universitetsrådet og universitetsledelsene.
Universitetsrådet har gjennom NUUM opprettet og gitt mandatet for
Styringsgruppen til Museumsprosjektet. Styringsgruppens mandat varer ut
år 2000. Dersom en ønsker å videreføre kompetansen i
Styringsgruppen, men også prosjektorganisasjonen er det et akutt behov
for å forlenge Styringsgruppens mandat og videreføre
finansieringen av prosjektorganisasjonen. Vi vil foreslå at
For å lette Styringsgruppens og prosjektledelsens arbeid er det
svært ønskelig at prosjektet blir forankret i en formell avtale
mellom de fire universitetene, og at den faglige ledelsen ved universitetet er
engasjert i arbeidet som skal utføres. Styringsgruppen bør
også få mandat til selv å kunne styrke økonomien i
prosjektet ved å ta kontakt med eksterne samarbeidspartnere. Vi
foreslår derfor at
En gjennomgang og dataregistrering av samlingene krever som nevnt
svært store ressurser og en vil derfor være avhengig av midler og
velvilje både fra museene lokalt og universitetene sentralt for å
få ut de eksterne ressurser som må til for å fullføre
planene:
Den nasjonale styringsgruppen vil be Universitetsrådet ta
spørsmålet om finansieringen av Museumsprosjektet opp med KUF i
forbindelse med utarbeidelsen av statsbudsjettet for 2001. Styringsgruppen ber
videre om oppfølging fra universitetsrådets side av de
øvrige punkter nevnt ovenfor, slik at det nødvendige løft
for universitetenes museer og samlinger kan bli foretatt mens man fortsatt har
i behold den kompetanse som skal til for å gjennomføre
Museumsprosjektet etter de opprinnelige planer.
|